V nedávném dopise FCA, zaslaném1. srpna 2024, byly některé platební a peněžní společnosti upozorněny na své povinnosti týkající se hlášení podezřelých aktivit (SAR). Vzhledem k tomu, že finanční kriminalita se stále vyvíjí, regulační orgány zdůraznily, že firmy v odvětví plateb a Emoney musí upřednostnit svůj rámec SAR.
Tento článek popisuje klíčové oblasti, na které je třeba se zaměřit, včetně detekčních systémů, správy výstrah, požadavků na podávání zpráv a školení zaměstnanců, aby bylo zajištěno dodržování předpisů a zachována integrita finančních systémů.
Systémy a postupy pro odhalování podezřelých aktivit
Proč je detekce důležitá
Odhalování podezřelých aktivit je základním kamenem obrany firmy proti praní špinavých peněz a financování terorismu, protože neodhalení těchto aktivit může vystavit firmy významným právním, reputačním a provozním rizikům.
FCA soustavně zdůrazňuje potřebu spolehlivých systémů odhalování, zejména v odvětví platebního styku a v odvětví elektronických peněz, kde je riziko finanční kriminality vysoké.
Zaměření FCA na prevenci finanční kriminality je navíc posíleno zásadní úlohou, kterou hrají zprávy SAR při včasném odhalování trestné činnosti orgány činnými v trestním řízení.
Klíčové prvky detekčních systémů
Účinné detekční systémy se spoléhají na kombinaci automatizovaných nástrojů, analýzy dat a manuálních kontrol.
Automatizované systémy poskytují upozornění v reálném čase, zatímco analýza dat pomáhá identifikovat vzorce naznačující podezřelé chování.
Ruční kontroly, zejména u rizikových klientů nebo transakcí, přidávají individuální úroveň dohledu, kterou mohou automatizované nástroje přehlédnout.
Běžné nedostatky v detekčních postupech
Při spolupráci s firmami jsme zjistili, že podniky zabývající se platbami a penězi se často potýkají se zastaralými nebo neefektivními systémy detekce. Mezi hlavní nedostatky patří:
- - Zastaralá technologie: Starší systémy často nejsou schopny zpracovávat moderní, komplexní soubory dat, což vede k nedostatkům v detekci.
- - Nedostatečná integrace: V některých firmách fungují detekční systémy jako sila s nedostatečnou komunikací mezi jednotlivými odděleními, což může vést k přehlédnutí varovných signálů.
- - Nedostatečné sledování vysokého rizika: Mnoho firem řádně nemonitoruje vysoce rizikové klienty a transakce, ať už z důvodu nedostatku zdrojů, nebo špatně navrženého hodnocení rizik.
V dopise zaslaném 5. března 2024 FCA zdůraznil, že je důležité sladit schopnosti odhalování s růstem a složitostí firmy, aby se předešlo situacím, kdy rámec pro odhalování finanční kriminality zaostává za rozvojem podnikání.
Řešení systémových nedostatků
K řešení těchto výzev potřebují firmy zabývající se platbami a službou Emoney:
- - Pravidelně aktualizujte detekční systémy a zajistěte, aby byly v souladu s konkrétním rizikovým prostředím firmy.
- - Podporovat komunikaci mezi odděleními a sdílení dat s cílem vytvořit soudržnější detekční rámec.
- - Upřednostnit sledování vysoce rizikových klientů začleněním sofistikovanějších modelů hodnocení rizik a poskytováním pravidelných aktualizací odrážejících změny v profilech klientů.
Podniky musí neustále revidovat a posilovat své systémy odhalování, aby si udržely náskok před riziky finanční kriminality a zajistily, že budou moci účinně identifikovat, monitorovat a hlásit podezřelé aktivity.
Dohled nad správou upozornění na podezřelou činnost
Efektivní správa výstrah
Řízení výstrah má zásadní význam pro odhalování podezřelých aktivit a pro zajištění toho, aby firmy okamžitě reagovaly na potenciální finanční trestné činy. Firmy by měly přijmout systematický přístup ke správě výstrah a zajistit, aby všechny podezřelé aktivity byly eskalovány, přezkoumány a účinně vyřešeny.
Automatické systémy jsou sice užitečné, ale k ověření platnosti označených výstrah je nutný lidský dohled. Správné řízení by mělo zahrnovat také včasnou eskalaci případů týmům pro dodržování předpisů s jasným odůvodněním uzavření výstrah, aby se zajistilo, že nebude přehlédnuta žádná potenciálně podezřelá aktivita.
Zajištění odpovědnosti
Odpovědnost je klíčovým prvkem rámců SAR a vrcholové vedení musí aktivně dohlížet na systémy řízení výstrah.
FCA trvá na tom, že do procesu musí být zapojeno vrcholové vedení, včetně pověřence pro hlášení praní špinavých peněz (MLRO) nebo jmenovaného pověřence, a to od přezkoumání upozornění až po rozhodování o podání SAR. Zajištění odpovědnosti zahrnuje:
- - Upozornění na sledování: Firmy by měly udržovat spolehlivé systémy sledování, aby mohly sledovat nevyřízená upozornění, provádět analýzu stárnutí a zajišťovat včasné řešení.
- - Jasné eskalační postupy: Upozornění by měla být eskalována na základě jejich rizikovosti nebo složitosti, přičemž v případech s vysokým rizikem by měly být zapojeny týmy pro dodržování předpisů a vyšší vedení.
- - Udržování auditních záznamů: Řádná dokumentace je zásadní pro prokázání rozhodovacích procesů týkajících se uzavírání výstrah a hlášení.
- - Vedení registru SAR: Podniky musí mít podrobný registr, do kterého se zaznamenávají všechny interní a externí SAR.
- - Informace o řízení: Statistiky o SAR by měly být zahrnuty do pravidelných zpráv MI pro vyšší vedení.
Kontrola kvality a neustálé zlepšování
Opatření pro kontrolu kvality jsou zásadní pro zajištění účinného fungování systémů řízení výstrah.
Pravidelné audity, testování na základě scénářů a mechanismy průběžné zpětné vazby mohou pomoci odhalit slabá místa v systémech řízení výstrah, jako jsou špatně nastavené prahové hodnoty rizik nebo přílišné spoléhání na automatizované systémy. Firmy by také měly pravidelně revidovat prahové hodnoty výstrah na základě vyvíjejících se rizikových profilů a zajistit, aby jejich rámce zůstaly v souladu s očekáváními regulačních orgánů.
Díky důslednému dohledu nad řízením výstrah firmy nejen zajišťují soulad s předpisy FCA, ale také minimalizují riziko neodhalené podezřelé činnosti, která by je mohla vystavit finanční kriminalitě.
Objemy SAR a podávání zpráv
Požadavky na interní a externí výkaznictví
Efektivní hlášení SAR vyžaduje jak interní hlášení MLRO nebo jmenovanému úředníkovi, tak externí hlášení Národní agentuře pro boj proti trestné činnosti (NCA).
Firmy musí interně zajistit, aby zaměstnanci věděli, jak podezřelé aktivity eskalovat na MLRO nebo jmenovaného úředníka, zatímco externě by SAR měly být jasné a komplexní a měly by obsahovat všechny relevantní údaje, jako jsou data, částky a důvody podezření.
Podniky by měly sladit své hlášení s očekáváním FCA a zefektivnit interní postupy, aby zajistily, že všechny podezřelé činnosti označené interně budou eskalovány MLRO nebo jmenovanému pracovníkovi.
MLRO nebo jmenovaný úředník je pak zodpovědný za určení, zda upozornění splňují práh pro SAR, který by měl být předložen NCA podle jejich pokynů. SAR by se měl zaměřit na kritické detaily a neměl by obsahovat zbytečné informace.
Posuzování objemů SAR
FCA vyjádřil obavy z nedostatečného hlášení SAR v některých odvětvích, zejména u platebních společností a společností Emoney, a upozornil, že rozdíly mezi interním a externím hlášením mohou naznačovat nedostatečné hlášení.
Podniky musí vyhodnocovat objem SAR porovnáním počtu interních upozornění na podezřelou činnost s počtem SAR skutečně předložených NCA. Rozdíly mohou naznačovat, že upozornění nejsou dostatečně eskalována nebo že jsou ve firmě špatně chápány prahové hodnoty pro hlášení.
Podniky by měly pravidelně přezkoumávat své objemy SAR vzhledem ke své velikosti, klientské základně a rizikové expozici. Například firma s vysokým objemem přeshraničních transakcí by měla obvykle předkládat více SAR kvůli vyššímu riziku praní špinavých peněz a financování terorismu.
Proč je důležité přesné vykazování
Přesné objemy SAR mají zásadní význam pro zachování integrity finančního systému. Nedostatečné hlášení by mohlo vést k tomu, že by orgány činné v trestním řízení propásly příležitost jednat na základě důležitých informací, zatímco nadměrné hlášení by mohlo oslabit účinnost režimu SAR.
Ještě důležitější je, že firmy, které podávají nedostatečné zprávy, riskují regulační zásah a případné sankce, jak zdůraznila FCA ve svých nedávných varováních.
Adekvátnost školení zaměstnanců a interních postupů SAR
Význam komplexního školení
Silný rámec SAR závisí do značné míry na dobře vyškoleném personálu, který dokáže rozpoznat a nahlásit podezřelé aktivity.
Školení zajišťuje, že zaměstnanci na všech úrovních jsou obeznámeni s riziky finanční kriminality, povinnostmi SAR a důležitostí dodržování předpisů. Zejména zaměstnanci v první linii musí být vyškoleni v rozpoznávání červených vlajek, zatímco vedení musí pochopit svou úlohu při dohledu nad postupy hlášení.
FCA označil nedostatečné školení za častý problém a firmy musí zajistit pravidelné školení zaměřené na konkrétní roli.
Prvky silného školicího programu
Důkladný školicí program zahrnuje:
- - Pravidelné aktualizace: Rizika finanční kriminality se vyvíjejí a znalosti zaměstnanců musí držet krok s vývojem. Pravidelná a aktuální školení by měla být povinná a měla by se týkat nejen toho, jak identifikovat podezřelé aktivity, ale také konkrétních kanálů a postupů, které je třeba dodržovat.
- - Jasné pokyny pro podávání zpráv: Zaměstnanci potřebují podrobné pokyny, jak interně hlásit podezřelé aktivity. To zahrnuje identifikaci podezřelých vzorců a jejich eskalaci na MLRO nebo jmenovaného úředníka. Proces hlášení by měl být jednoduchý, ale důkladný, aby se zajistilo, že žádná potenciálně podezřelá činnost nebude přehlédnuta.
- - Důraz na důvěrnost: Důvěrnost je základem procesu SAR. Zaměstnanci musí být poučeni o tom, jak je důležité zachovávat diskrétnost při hlášení podezřelých aktivit a vyvarovat se jednání, které by mohlo neúmyslně upozornit zákazníky. Proces hlášení SAR musí zajistit, aby se s citlivými informacemi zacházelo opatrně, aby se předešlo právním nebo regulačním důsledkům.
- - Porozumění jejich právním povinnostem: Zaměstnanci by měli být seznámeni se svými povinnostmi podle zákona o příjmech z trestné činnosti, které se týkají neoznámení, udání a poškozování a vyšetřování.
Hodnocení a zlepšování školicích programů
Účinnost výcviku by měla být průběžně vyhodnocována prostřednictvím hodnocení, auditů a cvičení založených na scénářích.
FCA vyzývá firmy, aby pravidelně revidovaly své školicí programy, zejména s ohledem na změny regulačních požadavků. Podniky by měly rovněž zahrnout zpětnou vazbu z přezkumů dodržování předpisů, interních auditů a externích regulačních pokynů, aby posílily svá školení SAR a interní postupy.
Průběžné vzdělávání a zpětná vazba pomáhají udržovat vysokou úroveň povědomí a zajišťují, že zaměstnanci jsou připraveni rychle a správně jednat při identifikaci a hlášení podezřelých aktivit.
Závěr: Posílení rámce SAR
Aby firmy zůstaly v souladu s předpisy, musí pravidelně revidovat své systémy, postupy a školicí programy týkající se SAR. Vzhledem k tomu, že FCA nadále kontroluje postupy SAR, musí firmy zajistit, aby jejich kontrolní mechanismy byly při identifikaci a hlášení podezřelých aktivit spolehlivé a účinné. Jakékoli nedostatky by měly být neprodleně řešeny pod dohledem představenstva, aby se předešlo riziku regulačních opatření.
Ve společnosti AuthoriPay nabízíme komplexní podporu pro dodržování pravidel AML ve vaší firmě a pomáháme vám posílit rámce AML a SAR.
Naši odborní konzultanti pomáhají zajistit, aby vaše firma byla připravena na všechny požadavky předpisů, od auditů AML, které hodnotí a zdokonalují vaše systémy, až po semináře SAR a školení AML, které váš tým vybaví praktickými dovednostmi.
Kontaktujte nás ještě dnes a objednejte si bezplatnou konzultaci.