In una recente lettera della FCA, inviata il1° agosto 2024, sono state ricordate ad alcune società di pagamento e di moneta le loro responsabilità in materia di segnalazione di attività sospette (SAR). A fronte della continua evoluzione del crimine finanziario, le autorità di regolamentazione hanno sottolineato che le imprese dei settori dei pagamenti e della moneta devono dare priorità al loro quadro SAR.
Questo articolo illustra le principali aree di interesse, tra cui i sistemi di rilevamento, la gestione degli avvisi, i requisiti di reporting e la formazione del personale, per garantire la conformità e mantenere l'integrità dei sistemi finanziari.
Sistemi e procedure per il rilevamento di attività sospette
Perché il rilevamento è importante
L'individuazione di attività sospette è la pietra miliare della difesa di un'impresa contro il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo, poiché la mancata individuazione di tali attività può esporre le imprese a significativi rischi legali, reputazionali e operativi.
La FCA ha costantemente sottolineato la necessità di sistemi di rilevamento solidi, in particolare nei settori dei pagamenti e della moneta elettronica, dove il rischio di crimini finanziari è elevato.
Inoltre, l'attenzione della FCA per la prevenzione dei reati finanziari è rafforzata dal ruolo critico che le segnalazioni svolgono nell'aiutare le forze dell'ordine a identificare le attività criminali in una fase iniziale.
Elementi chiave dei sistemi di rilevamento
I sistemi di rilevamento efficaci si basano su una combinazione di strumenti automatici, analisi dei dati e revisioni manuali.
I sistemi automatici forniscono avvisi in tempo reale, mentre l'analisi dei dati aiuta a identificare modelli indicativi di comportamenti sospetti.
Le revisioni manuali, soprattutto per i clienti o le transazioni ad alto rischio, aggiungono un livello di supervisione personalizzato che gli strumenti automatici potrebbero trascurare.
Debolezze comuni nelle procedure di rilevamento
Nel corso dei contatti con le aziende, abbiamo constatato che le imprese che operano nel settore dei pagamenti e della moneta elettronica spesso devono fare i conti con sistemi di rilevamento obsoleti o inefficienti. Le principali debolezze includono:
- - Tecnologia obsoleta: I sistemi legacy spesso non hanno l'agilità necessaria per elaborare serie di dati moderni e complessi, con conseguenti lacune nel rilevamento.
- – Lack of integration: In some firms, detection systems operate in silos, with inadequate communication between departments, which can result in missed red flags.
- - Insufficiente monitoraggio dei clienti ad alto rischio: Molte società non riescono a monitorare adeguatamente i clienti e le transazioni ad alto rischio, per mancanza di risorse o per valutazioni del rischio mal concepite.
In una lettera di cortesia inviata il 5 marzo 2024, la FCA ha sottolineato l'importanza di allineare le capacità di rilevazione alla crescita e alla complessità dell'impresa, per evitare situazioni in cui il quadro normativo in materia di reati finanziari sia in ritardo rispetto allo sviluppo dell'attività.
Affrontare le lacune del sistema
Per affrontare queste sfide, le aziende di pagamenti e di Emoney devono:
- - Aggiornare regolarmente i sistemi di rilevamento e assicurarsi che siano allineati al contesto di rischio specifico dell'azienda.
- - Promuovere la comunicazione interdipartimentale e la condivisione dei dati per costruire un quadro di rilevamento più coeso.
- - Dare priorità al monitoraggio dei clienti ad alto rischio, integrando modelli di valutazione del rischio più sofisticati e fornendo aggiornamenti regolari per riflettere i cambiamenti nei profili dei clienti.
Le aziende devono continuamente rivedere e rafforzare i propri sistemi di rilevazione per essere all'avanguardia rispetto ai rischi di criminalità finanziaria, assicurandosi di poter identificare, monitorare e segnalare efficacemente le attività sospette.
Supervisione della gestione delle segnalazioni di attività sospette
Gestione efficace degli avvisi
La gestione delle segnalazioni è fondamentale per individuare le attività sospette e garantire che le imprese rispondano prontamente a potenziali reati finanziari. Le imprese devono adottare un approccio sistematico alla gestione degli alert, assicurando che tutte le attività sospette vengano segnalate, esaminate e risolte in modo efficiente.
While automated systems are helpful, human oversight is necessary to verify the validity of flagged alerts. Proper management should also include the timely escalation of cases to compliance teams, with clear justifications for closing alerts to ensure no potentially suspicious activity is overlooked.
Garantire la responsabilità
La responsabilità è un elemento chiave dei quadri SAR e l'alta direzione deve assumere un ruolo attivo nella supervisione dei sistemi di gestione delle segnalazioni.
La FCA insiste sul fatto che l'alta dirigenza, compreso il Money Laundering Reporting Officer (MLRO) o il Nominated Officer, deve essere coinvolta nel processo, dall'esame delle segnalazioni alle decisioni critiche sull'opportunità di archiviare le SAR. Garantire la responsabilità comporta:
- - Monitoraggio delle segnalazioni: Le imprese devono mantenere solidi sistemi di tracciamento per monitorare le segnalazioni in sospeso, condurre analisi di invecchiamento e garantire risoluzioni tempestive.
- - Procedure di escalation chiare: Le segnalazioni devono essere gestite in base al rischio o alla complessità, coinvolgendo i team di compliance e il senior management nei casi ad alto rischio.
- - Mantenere le tracce di controllo: Un'adeguata documentazione è fondamentale per dimostrare i processi decisionali relativi alla chiusura delle segnalazioni e ai rapporti.
- - Mantenere un registro delle segnalazioni: Le aziende devono avere un registro dettagliato che registri tutte le segnalazioni interne ed esterne.
- - Informazioni sulla gestione: Le statistiche sulle segnalazioni devono essere incluse nei rapporti periodici di MI all'alta direzione.
Controllo qualità e miglioramento continuo
Le misure di controllo della qualità sono essenziali per garantire il funzionamento efficace dei sistemi di gestione delle segnalazioni.
Audit regolari, test basati su scenari e meccanismi di feedback continuo possono aiutare a identificare i punti deboli dei sistemi di gestione degli alert, come soglie di rischio non allineate o un eccessivo affidamento ai sistemi automatici. Le aziende dovrebbero inoltre rivedere regolarmente le soglie di allerta in base all'evoluzione dei profili di rischio e garantire che i loro sistemi rimangano allineati alle aspettative normative.
Mantenendo una forte sorveglianza sulla gestione degli avvisi, le aziende non solo assicurano la conformità alle normative FCA, ma riducono anche al minimo il rischio di attività sospette non rilevate, che potrebbero esporle a reati finanziari.
Volumi e rapporti SAR
Requisiti di rendicontazione interna ed esterna
Un'efficace segnalazione di SAR richiede sia la segnalazione interna all'MLRO o al funzionario designato, sia la presentazione esterna alla National Crime Agency (NCA).
A livello interno, le imprese devono assicurarsi che i dipendenti sappiano come segnalare le attività sospette all'MLRO o al funzionario designato, mentre a livello esterno le segnalazioni devono essere chiare ed esaurienti e contenere tutti i dettagli rilevanti, come le date, gli importi e le ragioni alla base del sospetto.
Le imprese dovrebbero allineare la loro attività di reporting alle aspettative della FCA, razionalizzando le procedure interne per garantire che tutte le attività sospette segnalate internamente vengano segnalate all'MLRO o al funzionario designato.
L'MLRO o il funzionario designato è quindi responsabile di determinare se le segnalazioni soddisfano la soglia per una SAR, che deve essere presentata all'ANC seguendo le sue linee guida. La segnalazione deve concentrarsi sui dettagli critici senza includere informazioni superflue.
Assessing SAR Volumes
La FCA ha sollevato preoccupazioni in merito alla mancata segnalazione delle segnalazioni in alcuni settori, in particolare tra le imprese di pagamenti e di Emoney, osservando che le discrepanze tra le segnalazioni interne ed esterne possono indicare una mancata segnalazione.
Le imprese devono valutare il volume delle segnalazioni confrontando il numero di segnalazioni interne di attività sospette sollevate con le segnalazioni effettivamente inviate alla NCA. Le discrepanze possono suggerire che le segnalazioni non siano sufficientemente intensificate o che le soglie di segnalazione siano mal comprese all'interno dell'azienda.
Le imprese dovrebbero verificare regolarmente il volume delle loro segnalazioni in relazione alle loro dimensioni, alla base di clienti e all'esposizione al rischio. Ad esempio, un'azienda con un elevato volume di transazioni transfrontaliere dovrebbe di norma presentare un maggior numero di segnalazioni a causa del rischio intrinsecamente più elevato di riciclaggio di denaro e finanziamento del terrorismo.
Perché la rendicontazione accurata è importante
L'accuratezza dei volumi delle segnalazioni è fondamentale per mantenere l'integrità del sistema finanziario. Una segnalazione insufficiente potrebbe far perdere alle forze dell'ordine l'opportunità di agire sulla base di informazioni critiche, mentre una segnalazione eccessiva potrebbe indebolire l'efficacia del regime di SAR.
Inoltre, le imprese che non dichiarano i dati rischiano di subire interventi normativi e potenziali sanzioni, come evidenziato dai recenti avvertimenti della FCA.
Adeguatezza della formazione del personale e delle procedure SAR interne
Importanza di una formazione completa
Un quadro SAR solido dipende in larga misura da personale ben addestrato in grado di riconoscere e segnalare attività sospette.
La formazione assicura che i dipendenti a tutti i livelli conoscano i rischi di criminalità finanziaria, gli obblighi di segnalazione e l'importanza della conformità. Il personale in prima linea, in particolare, deve essere addestrato a identificare i segnali di allarme, mentre i dirigenti devono comprendere il loro ruolo nella supervisione delle procedure di segnalazione.
The FCA has flagged inadequate training as a common issue, and firms must ensure that regular, role-specific training is conducted.
Elementi di un programma di formazione efficace
Un solido programma di formazione comprende:
- - Aggiornamenti regolari: I rischi di criminalità finanziaria si evolvono e le conoscenze del personale devono tenere il passo. Una formazione regolare e aggiornata dovrebbe essere obbligatoria, e riguardare non solo l'identificazione di attività sospette, ma anche i canali e le procedure di segnalazione specifiche da seguire.
- - Istruzioni chiare per la segnalazione: Il personale ha bisogno di indicazioni dettagliate su come segnalare internamente le attività sospette. Ciò include l'identificazione di schemi sospetti e la loro segnalazione all'MLRO o al funzionario designato. Il processo di segnalazione deve essere semplice ma completo, in modo da garantire che nessuna attività potenzialmente sospetta venga trascurata.
- - Enfasi sulla riservatezza: La riservatezza è una pietra miliare del processo di segnalazione. I dipendenti devono essere istruiti sull'importanza di mantenere la discrezione quando segnalano attività sospette, evitando azioni che potrebbero inavvertitamente allertare i clienti. Il processo di segnalazione SAR deve garantire che le informazioni sensibili siano trattate con cura per evitare ripercussioni legali o normative.
- - Comprendere i propri obblighi legali: I dipendenti devono essere informati dei loro obblighi ai sensi del Proceeds Of Crime Act in merito alla mancata divulgazione, alla soffiata e al pregiudizio delle indagini.
Valutare e migliorare i programmi di formazione
L'efficacia della formazione deve essere costantemente valutata attraverso valutazioni, audit ed esercitazioni basate su scenari.
La FCA incoraggia le imprese a rivedere regolarmente i loro programmi di formazione, in particolare quando cambiano i requisiti normativi. Le società dovrebbero anche incorporare i feedback provenienti dalle verifiche di conformità, dagli audit interni e dalla guida normativa esterna per rafforzare la formazione sulle SAR e le procedure interne.
L'apprendimento continuo e il feedback contribuiscono a mantenere un elevato livello di consapevolezza e a garantire che il personale sia preparato ad agire rapidamente e correttamente nell'identificare e segnalare attività sospette.
Conclusioni: Rafforzare il quadro SAR
Per rimanere conformi, le imprese devono rivedere regolarmente i propri sistemi, le procedure e i programmi di formazione relativi alle segnalazioni. Poiché la FCA continua a esaminare le pratiche SAR, le società devono assicurarsi che i loro controlli siano solidi ed efficaci nell'identificare e segnalare le attività sospette. Eventuali punti deboli devono essere affrontati tempestivamente, con la supervisione del consiglio di amministrazione, per evitare il rischio di un'azione normativa.
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