W niedawnym piśmie od FCA, wysłanym1 sierpnia 2024 r., niektórym firmom z sektora płatności i pieniądza przypomniano o ich obowiązkach w zakresie zgłaszania podejrzanych działań (SAR). Ponieważ przestępczość finansowa nadal ewoluuje, organy regulacyjne podkreśliły, że firmy z sektorów płatności i pieniądza muszą nadać priorytet swoim ramom SAR.
Niniejszy artykuł przedstawia kluczowe obszary zainteresowania, w tym systemy wykrywania, zarządzanie alertami, wymagania dotyczące raportowania i szkolenia personelu, w celu zapewnienia zgodności i utrzymania integralności systemów finansowych.
Systemy i procedury wykrywania podejrzanych działań
Dlaczego wykrywanie ma znaczenie
Wykrywanie podejrzanych działań jest kamieniem węgielnym obrony firmy przed praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu, ponieważ niewykrycie takich działań może narazić firmy na znaczne ryzyko prawne, reputacyjne i operacyjne.
FCA konsekwentnie podkreśla potrzebę solidnych systemów wykrywania, szczególnie w sektorach płatności i pieniądza elektronicznego, gdzie ryzyko przestępstw finansowych jest wysokie.
Ponadto nacisk FCA na zapobieganie przestępstwom finansowym jest wzmocniony przez kluczową rolę, jaką SAR odgrywają w pomaganiu organom ścigania w identyfikowaniu działalności przestępczej na wczesnym etapie.
Kluczowe elementy systemów detekcji
Skuteczne systemy wykrywania opierają się na połączeniu zautomatyzowanych narzędzi, analizy danych i ręcznych przeglądów.
Zautomatyzowane systemy zapewniają alerty w czasie rzeczywistym, podczas gdy analiza danych pomaga zidentyfikować wzorce wskazujące na podejrzane zachowanie.
Ręczne przeglądy, zwłaszcza w przypadku klientów lub transakcji wysokiego ryzyka, dodają spersonalizowaną warstwę nadzoru, którą zautomatyzowane narzędzia mogą przeoczyć.
Common Weaknesses in Detection Procedures
Podczas współpracy z firmami zauważyliśmy, że firmy zajmujące się płatnościami i pieniędzmi często borykają się z przestarzałymi lub nieefektywnymi systemami wykrywania. Kluczowe słabości obejmują:
- - Przestarzała technologia: Starszym systemom często brakuje zdolności do przetwarzania nowoczesnych, złożonych zestawów danych, co prowadzi do luk w wykrywaniu.
- - Brak integracji: W niektórych firmach systemy wykrywania działają w silosach, z niewystarczającą komunikacją między działami, co może skutkować przeoczeniem czerwonych flag.
- - Niewystarczające monitorowanie wysokiego ryzyka: Wiele firm nie monitoruje odpowiednio klientów i transakcji wysokiego ryzyka, czy to z powodu braku zasobów, czy też źle zaprojektowanych ocen ryzyka.
W liście Dear CEO wysłanym 5 marca 2024 r. FCA podkreśliła znaczenie dostosowania możliwości wykrywania do wzrostu i złożoności firmy, aby uniknąć sytuacji, w których ramy przestępczości finansowej pozostają w tyle za rozwojem biznesu.
Usuwanie luk systemowych
Aby sprostać tym wyzwaniom, firmy zajmujące się płatnościami i Emoney muszą
- - Regularnie aktualizuj systemy wykrywania i upewnij się, że są one dostosowane do specyficznego środowiska ryzyka firmy.
- - Promowanie komunikacji międzywydziałowej i wymiany danych w celu stworzenia bardziej spójnych ram wykrywania.
- - Priorytetowe monitorowanie klientów wysokiego ryzyka poprzez integrację bardziej zaawansowanych modeli oceny ryzyka i zapewnianie regularnych aktualizacji w celu odzwierciedlenia zmian w profilach klientów.
Firmy muszą stale weryfikować i wzmacniać swoje systemy wykrywania, aby wyprzedzać zagrożenia związane z przestępstwami finansowymi, zapewniając, że mogą skutecznie identyfikować, monitorować i zgłaszać podejrzane działania.
Nadzór nad zarządzaniem alertami o podejrzanych działaniach
Skuteczne zarządzanie alertami
Alert management is crucial in detecting suspicious activities and ensuring that firms respond promptly to potential financial crimes. Firms should adopt a systematic approach to managing alerts, ensuring that all suspicious activity is escalated, reviewed, and resolved efficiently.
Podczas gdy zautomatyzowane systemy są pomocne, nadzór ludzki jest niezbędny do weryfikacji ważności oflagowanych alertów. Właściwe zarządzanie powinno również obejmować terminową eskalację spraw do zespołów ds. zgodności, z jasnym uzasadnieniem zamknięcia alertów, aby upewnić się, że żadna potencjalnie podejrzana aktywność nie zostanie przeoczona.
Zapewnienie odpowiedzialności
Odpowiedzialność jest kluczowym elementem ram SAR, a kierownictwo wyższego szczebla musi odgrywać aktywną rolę w nadzorowaniu systemów zarządzania alertami.
FCA nalega, aby kierownictwo wyższego szczebla, w tym urzędnik ds. zgłaszania przypadków prania pieniędzy (MLRO) lub wyznaczony urzędnik, było zaangażowane w proces, od przeglądu alertów po podejmowanie krytycznych decyzji dotyczących składania SAR. Zapewnienie odpowiedzialności obejmuje:
- - Śledzenie ostrzeżeń: Firmy powinny utrzymywać solidne systemy śledzenia w celu monitorowania zaległych alertów, przeprowadzania analizy starzenia się i zapewniania terminowych rozwiązań.
- - Jasne procedury eskalacji: Alerty powinny być eskalowane w oparciu o ich ryzyko lub złożoność, z zespołami ds. zgodności i kierownictwem wyższego szczebla zaangażowanymi w sprawy wysokiego ryzyka.
- - Utrzymywanie ścieżek audytu: Właściwa dokumentacja ma kluczowe znaczenie dla wykazania procesów decyzyjnych dotyczących zamykania wpisów i raportowania.
- - Prowadzenie rejestru SAR: Firmy muszą posiadać szczegółowy rejestr wszystkich wewnętrznych i zewnętrznych zgłoszeń SAR
- - Informacje zarządcze: Statystyki dotyczące SAR powinny być uwzględniane w regularnych raportach MI dla kierownictwa wyższego szczebla.
Kontrola jakości i ciągłe doskonalenie
Środki kontroli jakości są niezbędne do zapewnienia skutecznego funkcjonowania systemów zarządzania alertami.
Regularne audyty, testy oparte na scenariuszach i mechanizmy ciągłej informacji zwrotnej mogą pomóc w identyfikacji słabości systemów zarządzania alertami, takich jak niedopasowane progi ryzyka lub nadmierne poleganie na systemach automatycznych. Firmy powinny również regularnie weryfikować progi alarmowe w oparciu o zmieniające się profile ryzyka i upewnić się, że ich ramy pozostają zgodne z oczekiwaniami regulacyjnymi.
Utrzymując silny nadzór nad zarządzaniem alertami, firmy nie tylko zapewniają zgodność z przepisami FCA, ale także minimalizują ryzyko niewykrycia podejrzanych działań, które mogłyby narazić je na przestępstwa finansowe.
Wolumeny i raportowanie SAR
Wymagania dotyczące raportowania wewnętrznego i zewnętrznego
Effective SAR reporting requires both internal reporting to the MLRO or Nominated Officer and external submissions to the National Crime Agency (NCA).
Wewnętrznie, firmy muszą upewnić się, że pracownicy wiedzą, jak eskalować podejrzane działania do MLRO lub Nominowanego Oficera, podczas gdy zewnętrznie, SAR powinny być jasne i wyczerpujące, zawierające wszystkie istotne szczegóły, takie jak daty, kwoty i powody stojące za podejrzeniem.
Firmy powinny dostosować swoją sprawozdawczość do oczekiwań FCA, usprawniając procedury wewnętrzne, aby zapewnić, że wszystkie podejrzane działania oznaczone wewnętrznie są eskalowane do MLRO lub wyznaczonego urzędnika.
MLRO lub wyznaczony urzędnik jest następnie odpowiedzialny za ustalenie, czy alerty spełniają próg dla SAR, który należy przesłać do NCA zgodnie z ich wytycznymi. SAR powinien koncentrować się na krytycznych szczegółach, nie zawierając niepotrzebnych informacji.
Ocena ilości SAR
FCA zgłosiła obawy dotyczące niedostatecznego zgłaszania SAR w niektórych sektorach, szczególnie wśród firm zajmujących się płatnościami i Emoney, zauważając, że rozbieżności między raportowaniem wewnętrznym i zewnętrznym mogą wskazywać na niedostateczne raportowanie.
Firmy muszą ocenić liczbę SAR poprzez porównanie liczby wewnętrznych alertów o podejrzanej działalności z SAR faktycznie przekazanymi do NCA. Rozbieżności mogą sugerować, że alerty nie są eskalowane w wystarczającym stopniu lub że progi raportowania są źle rozumiane w firmie.
Firmy powinny regularnie weryfikować swoje ilości SAR w odniesieniu do ich wielkości, bazy klientów i ekspozycji na ryzyko. Na przykład firma z dużym wolumenem transakcji transgranicznych powinna zazwyczaj składać więcej SAR-ów ze względu na nieodłącznie wyższe ryzyko prania pieniędzy i finansowania terroryzmu.
Dlaczego dokładna sprawozdawczość ma znaczenie
Dokładne ilości SAR mają kluczowe znaczenie dla utrzymania integralności systemu finansowego. Niedostateczna sprawozdawczość może skutkować utratą możliwości działania organów ścigania w oparciu o kluczowe dane wywiadowcze, podczas gdy nadmierna sprawozdawczość może osłabić skuteczność systemu SAR.
Co ważniejsze, firmy, które zaniżają raporty, narażają się na ryzyko interwencji regulacyjnej i potencjalnych kar, jak podkreślono w ostatnich ostrzeżeniach FCA.
Adekwatność szkoleń personelu i wewnętrznych procedur SAR
Znaczenie kompleksowego szkolenia
Silne ramy SAR zależą w dużej mierze od dobrze wyszkolonego personelu, który potrafi rozpoznawać i zgłaszać podejrzane działania.
Szkolenia zapewniają, że pracownicy na wszystkich szczeblach są zaznajomieni z ryzykiem przestępstw finansowych, obowiązkami SAR i znaczeniem zgodności. W szczególności pracownicy pierwszej linii muszą zostać przeszkoleni w zakresie identyfikacji sygnałów ostrzegawczych, podczas gdy kierownictwo musi zrozumieć swoją rolę w nadzorowaniu procedur sprawozdawczych.
FCA wskazała nieodpowiednie szkolenia jako powszechną kwestię, a firmy muszą zapewnić przeprowadzanie regularnych szkoleń specyficznych dla danej roli.
Elementy solidnego programu treningowego
Solidny program szkoleniowy obejmuje:
- - Regularne aktualizacje: Zagrożenia związane z przestępstwami finansowymi ewoluują, a wiedza pracowników musi za nimi nadążać. Regularne, aktualne szkolenia powinny być obowiązkowe i obejmować nie tylko sposoby identyfikacji podejrzanych działań, ale także konkretne kanały i procedury raportowania.
- - Jasne instrukcje dotyczące zgłaszania: Pracownicy potrzebują szczegółowych wskazówek dotyczących wewnętrznego zgłaszania podejrzanych działań. Obejmuje to identyfikację podejrzanych wzorców i eskalowanie ich do MLRO lub wyznaczonego urzędnika. Proces zgłaszania powinien być prosty, ale dokładny, zapewniając, że żadna potencjalnie podejrzana aktywność nie zostanie przeoczona.
- - Nacisk na poufność: Poufność jest podstawą procesu SAR. Pracownicy muszą zostać przeszkoleni w zakresie znaczenia zachowania dyskrecji podczas zgłaszania podejrzanych działań, unikając działań, które mogłyby nieumyślnie zaalarmować klientów. Proces zgłaszania SAR musi zapewniać ostrożne obchodzenie się z poufnymi informacjami w celu uniknięcia konsekwencji prawnych lub regulacyjnych.
- - Zrozumienie obowiązków prawnych: Pracownicy powinni być świadomi swoich obowiązków wynikających z ustawy o dochodach z przestępstwa w zakresie nieujawniania informacji, podsłuchiwania i utrudniania śledztwa.
Ocena i doskonalenie programów szkoleniowych
Skuteczność szkoleń powinna być stale oceniana poprzez oceny, audyty i ćwiczenia oparte na scenariuszach.
FCA zachęca firmy do regularnego przeglądu swoich programów szkoleniowych, szczególnie w przypadku zmiany wymogów regulacyjnych. Firmy powinny również uwzględniać informacje zwrotne z przeglądów zgodności, audytów wewnętrznych i zewnętrznych wytycznych regulacyjnych w celu wzmocnienia swoich szkoleń SAR i procedur wewnętrznych.
Ciągłe uczenie się i informacje zwrotne pomagają utrzymać wysoki poziom świadomości i zapewniają, że pracownicy są przygotowani do szybkiego i prawidłowego działania w zakresie identyfikowania i zgłaszania podejrzanych działań.
Wnioski: Wzmocnienie ram SAR
Aby zachować zgodność z przepisami, firmy muszą regularnie dokonywać przeglądu swoich systemów, procedur i programów szkoleniowych związanych z SAR. Ponieważ FCA nadal bada praktyki SAR, firmy muszą upewnić się, że ich kontrole są solidne i skuteczne w identyfikowaniu i zgłaszaniu podejrzanych działań. Wszelkie niedociągnięcia powinny być niezwłocznie usuwane pod nadzorem zarządu, aby uniknąć ryzyka podjęcia działań regulacyjnych.
W AuthoriPay oferujemy kompleksowe wsparcie w zakresie zgodności firmy z przepisami AML i pomagamy wzmocnić ramy AML i SAR.
Od audytów AML, które oceniają i ulepszają systemy, po SAR i warsztaty szkoleniowe AML, które wyposażają Twój zespół w praktyczne umiejętności, nasi konsultanci pomagają zapewnić, że Twoja firma jest przygotowana na każdy wymóg regulacyjny.
Skontaktuj się z nami już dziś, aby umówić się na bezpłatną konsultację.