FCA tarafından1 Ağustos 2024 tarihinde gönderilen yeni bir mektupta, bazı ödemeler ve Emoney firmalarına Şüpheli Faaliyet Raporlaması (SAR) ile ilgili sorumlulukları hatırlatıldı. Mali suçlar gelişmeye devam ettikçe, düzenleyiciler ödemeler ve Emoney sektörlerindeki firmaların SAR çerçevelerine öncelik vermeleri gerektiğini vurguladılar.
Bu makalede, uyumluluğun sağlanması ve mali sistemlerin bütünlüğünün korunması için tespit sistemleri, uyarı yönetimi, raporlama gereklilikleri ve personel eğitimi dahil olmak üzere odaklanılması gereken temel alanlar özetlenmektedir.
Şüpheli Faaliyetlerin Tespitine Yönelik Sistem ve Prosedürler
Tespit Neden Önemlidir?
Şüpheli faaliyetlerin tespiti, bir firmanın kara para aklama ve terörün finansmanına karşı savunmasının temel taşıdır, çünkü bu tür faaliyetlerin tespit edilmemesi firmaları önemli yasal, itibar ve operasyonel risklere maruz bırakabilir.
FCA, özellikle mali suç riskinin yüksek olduğu ödemeler ve Emoney sektörlerinde sağlam tespit sistemlerine duyulan ihtiyacı sürekli olarak vurgulamıştır.
Ayrıca, FCA'nın mali suçların önlenmesine odaklanması, SAR'ların kolluk kuvvetlerinin suç faaliyetlerini erken bir aşamada tespit etmesine yardımcı olmada oynadığı kritik rol ile pekiştirilmektedir.
Algılama Sistemlerinin Temel Unsurları
Etkili tespit sistemleri otomatik araçlar, veri analizi ve manuel incelemelerin bir kombinasyonuna dayanır.
Otomatik sistemler gerçek zamanlı uyarılar sağlarken, veri analitiği şüpheli davranışları gösteren kalıpların belirlenmesine yardımcı olur.
Özellikle yüksek riskli müşteriler veya işlemler için yapılan manuel incelemeler, otomatik araçların gözden kaçırabileceği kişiselleştirilmiş bir gözetim katmanı ekler.
Tespit Prosedürlerindeki Yaygın Zayıflıklar
Firmalarla yaptığımız görüşmelerde, Ödemeler ve Emoney işletmelerinin genellikle eski veya verimsiz tespit sistemleriyle mücadele ettiğini gördük. Temel zayıflıklar şunlardır:
- - Eski teknoloji: Eski sistemler genellikle modern, karmaşık veri setlerini işleyecek çeviklikten yoksundur ve bu da tespitte boşluklara yol açar.
- - Entegrasyon eksikliği: Bazı firmalarda tespit sistemleri silolar halinde çalışır ve departmanlar arasında yetersiz iletişim vardır, bu da kırmızı bayrakların gözden kaçmasına neden olabilir.
- - Yetersiz yüksek riskli izleme: Birçok firma, ya kaynak yetersizliği ya da kötü tasarlanmış risk değerlendirmeleri nedeniyle yüksek riskli müşterileri ve işlemleri düzgün bir şekilde izleyememektedir.
FCA, 5 Mart 2024 tarihinde gönderdiği Sayın CEO mektubunda, mali suç çerçevesinin iş gelişiminin gerisinde kaldığı durumlardan kaçınmak için tespit yeteneklerini bir firmanın büyümesi ve karmaşıklığı ile uyumlu hale getirmenin önemini vurguladı.
Sistemik Boşlukların Ele Alınması
Bu zorlukların üstesinden gelmek için, ödemeler ve Emoney firmalarının şunları yapması gerekir:
- - Tespit sistemlerini düzenli olarak yükseltin ve bunların firmanın özel risk ortamıyla uyumlu olmasını sağlayın.
- - Daha uyumlu bir tespit çerçevesi oluşturmak için departmanlar arası iletişimi ve veri paylaşımını teşvik edin.
- - Daha sofistike risk değerlendirme modellerini entegre ederek ve müşteri profillerindeki değişiklikleri yansıtmak için düzenli güncellemeler sağlayarak yüksek riskli müşterilerin izlenmesine öncelik vermek.
Firmalar, mali suç risklerinin önüne geçmek için tespit sistemlerini sürekli olarak gözden geçirmeli ve güçlendirmeli, şüpheli faaliyetleri etkili bir şekilde belirleyebilmeli, izleyebilmeli ve raporlayabilmelidir.
Şüpheli Faaliyet Uyarı Yönetiminin Gözetimi
Uyarıların Etkin Yönetimi
Uyarı yönetimi, şüpheli faaliyetlerin tespit edilmesinde ve firmaların potansiyel mali suçlara derhal yanıt vermesini sağlamada çok önemlidir. Firmalar uyarıları yönetmek için sistematik bir yaklaşım benimsemeli ve tüm şüpheli faaliyetlerin etkin bir şekilde gündeme getirilmesini, incelenmesini ve çözülmesini sağlamalıdır.
Otomatik sistemler yardımcı olsa da, işaretlenen uyarıların geçerliliğini doğrulamak için insan gözetimi gereklidir. Doğru yönetim, potansiyel olarak şüpheli hiçbir faaliyetin gözden kaçırılmamasını sağlamak için uyarıların kapatılması için açık gerekçelerle vakaların zamanında uyum ekiplerine iletilmesini de içermelidir.
Hesap Verebilirliğin Sağlanması
Hesap verebilirlik, SAR çerçevelerinin kilit bir unsurudur ve üst yönetim, uyarı yönetim sistemlerinin denetlenmesinde aktif bir rol üstlenmelidir.
FCA, Kara Para Aklama Raporlama Görevlisi (MLRO) veya Atanmış Görevli de dahil olmak üzere üst düzey liderliğin, uyarıların gözden geçirilmesinden SAR'ların dosyalanıp dosyalanmayacağına ilişkin kritik kararların alınmasına kadar sürece dahil olması gerektiğinde ısrar etmektedir. Hesap verebilirliğin sağlanması şunları içerir:
- - Uyarıların izlenmesi: Firmalar, bekleyen uyarıları izlemek, yaşlandırma analizi yapmak ve zamanında çözüm sağlamak için sağlam izleme sistemleri bulundurmalıdır.
- - Açık eskalasyon prosedürleri: Uyarılar, risklerine veya karmaşıklıklarına göre, yüksek riskli vakalarda uyum ekipleri ve üst yönetimin katılımıyla artırılmalıdır.
- - Denetim izlerinin sürdürülmesi: Uyarı kapatma ve raporlama ile ilgili karar verme süreçlerini göstermek için uygun dokümantasyon çok önemlidir.
- - SAR kaydı tutmak: Firmalar, tüm dahili ve harici SAR'ları kaydeden ayrıntılı bir kayda sahip olmalıdır
- - Yönetim Bilgileri: SAR'lara ilişkin istatistikler üst yönetime sunulan düzenli MI raporlarına dahil edilmelidir.
Kalite Kontrol ve Sürekli İyileştirme
Kalite kontrol önlemleri, uyarı yönetim sistemlerinin etkili bir şekilde işlemesini sağlamak için gereklidir.
Düzenli denetimler, senaryo bazlı testler ve sürekli geri bildirim mekanizmaları, yanlış hizalanmış risk eşikleri veya otomatik sistemlere aşırı bağımlılık gibi uyarı yönetim sistemlerindeki zayıflıkların belirlenmesine yardımcı olabilir. Firmalar ayrıca gelişen risk profillerine göre uyarı eşiklerini düzenli olarak gözden geçirmeli ve çerçevelerinin düzenleyici beklentilerle uyumlu kalmasını sağlamalıdır.
Uyarı yönetiminin güçlü gözetimini sürdürerek, firmalar yalnızca FCA düzenlemelerine uyumu sağlamakla kalmaz, aynı zamanda kendilerini mali suça maruz bırakabilecek tespit edilmemiş şüpheli faaliyet riskini de en aza indirir.
SAR Hacimleri ve Raporlama
İç ve Dış Raporlama Gereklilikleri
Etkili SAR raporlaması hem MLRO'ya veya Atanmış Yetkiliye dahili raporlamayı hem de Ulusal Suç Ajansına (NCA) harici gönderimleri gerektirir.
Firmalar dahili olarak, çalışanların şüpheli faaliyetleri MLRO'ya veya Atanmış Yetkiliye nasıl ileteceklerini bilmelerini sağlamalı, harici olarak ise SAR'lar açık ve kapsamlı olmalı, tarihler, tutarlar ve şüphenin arkasındaki nedenler gibi ilgili tüm ayrıntıları içermelidir.
Firmalar raporlamalarını FCA beklentileriyle uyumlu hale getirmeli, dahili olarak işaretlenen tüm şüpheli faaliyetlerin MLRO'ya veya Atanmış Yetkiliye iletilmesini sağlamak için dahili prosedürleri düzenlemelidir.
MLRO veya Atanmış Görevli daha sonra uyarıların SAR için eşiği karşılayıp karşılamadığını belirlemekten sorumludur ve bu uyarılar NCA'nın yönergelerine uygun olarak NCA'ya sunulmalıdır. SAR, gereksiz bilgiler içermeden kritik ayrıntılara odaklanmalıdır.
SAR Hacimlerinin Değerlendirilmesi
FCA, özellikle ödemeler ve Emoney firmaları olmak üzere bazı sektörlerde SAR'ların eksik raporlanmasına ilişkin endişelerini dile getirmiş ve dahili ve harici raporlama arasındaki tutarsızlıkların eksik raporlamaya işaret edebileceğini belirtmiştir.
Firmaların SAR hacimlerini, NCA'ya fiilen gönderilen SAR'larla şirket içi şüpheli faaliyet uyarılarının sayısını karşılaştırarak değerlendirmeleri gerekir. Tutarsızlıklar, uyarıların yeterince yükseltilmediğini veya raporlama eşiklerinin firma içinde yanlış anlaşıldığını gösterebilir.
Firmalar SAR hacimlerini büyüklüklerine, müşteri tabanlarına ve risk maruziyetlerine göre düzenli olarak gözden geçirmelidir. Örneğin, sınır ötesi işlem hacmi yüksek olan bir firma, kara para aklama ve terörün finansmanı riskinin doğal olarak daha yüksek olması nedeniyle tipik olarak daha fazla SAR göndermelidir.
Doğru Raporlama Neden Önemlidir?
Doğru SAR hacimleri, finansal sistemin bütünlüğünün korunması için çok önemlidir. Eksik raporlama, kolluk kuvvetlerinin kritik istihbarat üzerine harekete geçmesi için fırsatların kaçırılmasına neden olabilirken, aşırı raporlama SAR rejiminin etkinliğini azaltabilir.
Daha da önemlisi, FCA'nın son uyarılarında vurgulandığı gibi, eksik raporlama yapan firmalar düzenleyici müdahale ve potansiyel cezalar riskiyle karşı karşıya kalmaktadır.
Personel Eğitimi ve Dahili SAR Prosedürlerinin Yeterliliği
Kapsamlı Eğitimin Önemi
Güçlü bir SAR çerçevesi, büyük ölçüde şüpheli faaliyetleri fark edip rapor edebilecek iyi eğitimli personele bağlıdır.
Eğitim, tüm seviyelerdeki çalışanların mali suç riskleri, SAR yükümlülükleri ve uyumun önemi hakkında bilgi sahibi olmasını sağlar. Özellikle ön saflarda çalışan personel tehlike işaretlerini tespit etme konusunda eğitilmeli, yönetim ise raporlama prosedürlerini denetleme konusundaki rolünü anlamalıdır.
FCA, yetersiz eğitimi yaygın bir sorun olarak işaretlemiştir ve firmalar düzenli, göreve özel eğitimlerin yapıldığından emin olmalıdır.
Güçlü Bir Eğitim Programının Unsurları
Sağlam bir eğitim programı şunları içerir:
- - Düzenli güncellemeler: Mali suç riskleri gelişmektedir ve personelin bilgisi de buna ayak uydurmalıdır. Sadece şüpheli faaliyetlerin nasıl tespit edileceğini değil, aynı zamanda belirli raporlama kanallarını ve izlenecek prosedürleri de kapsayan düzenli, güncel eğitim zorunlu olmalıdır.
- - Açık raporlama talimatları: Personelin şüpheli faaliyetleri dahili olarak nasıl rapor edeceği konusunda ayrıntılı rehberliğe ihtiyacı vardır. Bu, şüpheli modellerin belirlenmesini ve MLRO'ya veya Atanmış Yetkiliye iletilmesini de içerir. Raporlama süreci basit ancak kapsamlı olmalı ve potansiyel olarak şüpheli hiçbir faaliyetin gözden kaçırılmamasını sağlamalıdır.
- - Gizliliğe vurgu: Gizlilik, SAR sürecinin temel taşıdır. Çalışanlar, şüpheli faaliyetleri bildirirken sağduyulu davranmanın ve müşterileri yanlışlıkla uyarabilecek eylemlerden kaçınmanın önemi konusunda eğitilmelidir. SAR raporlama süreci, yasal veya düzenleyici yansımalardan kaçınmak için hassas bilgilerin özenle ele alınmasını sağlamalıdır.
- - Yasal yükümlülüklerini anlamak: Çalışanlar, Suç Gelirleri Yasası kapsamında ifşa etmeme, ihbarda bulunma ve soruşturmaya halel getirme ile ilgili yükümlülükleri konusunda bilgilendirilmelidir
Eğitim Programlarının Değerlendirilmesi ve İyileştirilmesi
Eğitimin etkinliği değerlendirmeler, denetimler ve senaryo tabanlı tatbikatlar yoluyla sürekli olarak değerlendirilmelidir.
FCA, özellikle mevzuat gereklilikleri değiştikçe, firmaları eğitim programlarını düzenli olarak gözden geçirmeye teşvik etmektedir. Firmalar ayrıca SAR eğitimlerini ve dahili prosedürlerini güçlendirmek için uyumluluk incelemelerinden, dahili denetimlerden ve harici düzenleyici rehberlikten gelen geri bildirimleri de dahil etmelidir.
Sürekli öğrenme ve geri bildirim, yüksek düzeyde farkındalığın korunmasına yardımcı olur ve personelin şüpheli faaliyetleri tespit etme ve bildirme konusunda hızlı ve doğru bir şekilde hareket etmeye hazır olmasını sağlar.
Sonuç: SAR Çerçevenizi Güçlendirmek
Uyumluluğu sürdürmek için firmalar SAR'larla ilgili sistemlerini, prosedürlerini ve eğitim programlarını düzenli olarak gözden geçirmelidir. FCA SAR uygulamalarını incelemeye devam ederken, firmalar şüpheli faaliyetlerin tespit edilmesi ve raporlanmasında kontrollerinin sağlam ve etkili olduğundan emin olmalıdır. Herhangi bir zayıflık, düzenleyici eylem riskinden kaçınmak için yönetim kurulunun gözetiminde derhal ele alınmalıdır.
AuthoriPay'de, firmanızın AML uyumluluğu için kapsamlı destek sunuyor ve AML ve SAR çerçevelerinizi güçlendirmeye yardımcı oluyoruz.
Sistemlerinizi değerlendiren ve geliştiren AML denetimlerinden, ekibinizi pratik becerilerle donatan SAR'lara ve AML eğitim atölyelerine kadar uzman danışmanlarımız, firmanızın her yasal gerekliliğe hazırlıklı olmasını sağlamaya yardımcı olur.
Ücretsiz danışmanlık görüşmesi için bugün bize ulaşın.