Audity proti praní špinavých peněz (AML) mají zásadní význam pro zajištění toho, aby si vaše společnost poskytující platební služby nebo emoney zachovala licenci i bankovní vztahy. Důležitou součástí těchto auditů je řádná dokumentace a evidence interních zásad a postupů.
Navzdory důležitosti dokumentace a schvalování zásad jsme se při provádění auditů AML setkali s tím, že se mnoho firem potýká s několika běžnými problémy:
- Nedokumentování interních postupů: Některé organizace nemají komplexní dokumentaci svých interních postupů, což vede k nesrovnalostem a nedostatkům v dodržování předpisů.
- Nedostatečné doklady o revizích a schváleních: Bez řádných důkazů nemohou firmy prokázat, že jejich zásady byly přezkoumány a schváleny vrcholovým vedením nebo představenstvem, což je zásadní požadavek při auditech.
- Zastaralé nebo protichůdné dokumenty: Zásady, které nejsou pravidelně aktualizovány, mohou být zastaralé nebo v rozporu s platnými předpisy, což představuje významné riziko nedodržení předpisů.
- Špatná kontrola interních zásad: Neefektivní správa dokumentů se zásadami může vést k chybnému umístění nebo neschválení zásad, což ztěžuje udržení souladu s předpisy.
- Potíže s aktualizací zásad: Rychlé změny předpisů vyžadují neustálou aktualizaci zásad, což je pro mnoho firem nepřekonatelný úkol.
Tento článek se zabývá významem dokumentování interních postupů, potřebou schválení ze strany vrcholového vedení, běžnými problémy, se kterými se firmy potýkají, a strategiemi pro udržování dokumentů v souladu s předpisy.
Význam správné dokumentace interních postupů
Efektivní dokumentace interních postupů je základem spolehlivého programu dodržování předpisů proti praní špinavých peněz.
Tyto dokumenty slouží jako plán provozních postupů a zajišťují konzistentnost, jasnost a odpovědnost v rámci organizace. Správně zdokumentované postupy poskytují zaměstnancům jasné pokyny a pomáhají jim pochopit jejich úlohu při předcházení praní špinavých peněz. Důkladná dokumentace navíc může chránit organizace při regulatorních kontrolách tím, že prokazuje dodržování zákonných požadavků a oborových standardů.
Dne 5. března 2024 zveřejnil FCA výsledky nedávného hodnocení toho, jak firmy dodržují předpisy o praní špinavých peněz. FCA zjistil, že:
- - Podniky měly kontroly finanční kriminality, které nedržely krok s růstem podnikání.
- - Mnoho firem řádně nevyhodnotilo rizika svých vlastních činností nebo činností svých zákazníků.
- - Firmy trpěly nedostatečným zajištěním zdrojů a nedostatečným dohledem nad otázkami a požadavky v oblasti finanční kriminality.
Řádné zdokumentování interních postupů je nezbytné z několika důvodů, které přispívají k robustnímu programu boje proti praní špinavých peněz, který je v souladu s předpisy:
- Důslednost a přehlednost: Dokumentované postupy zajišťují, že všichni zaměstnanci postupují stejně, což snižuje variabilitu a zajišťuje jednotný přístup k dodržování předpisů. Dobře zdokumentované postupy poskytují jasné a podrobné pokyny, což zaměstnancům usnadňuje pochopení jejich rolí a povinností v rámci AML.
- Zakotvená kultura: Provádění pravidelných revizí a hodnocení interních zásad a postupů v nich uvedených umožňuje firmám odhalit nedodržování kontrolních mechanismů, identifikovat neúčinné kontrolní mechanismy a zajistit, aby všechny postupy zůstaly aktuální a účinné. To umožňuje firmě podporovat kulturu neustálého přezkoumávání, rozvoje a zlepšování.
- Odpovědnost a transparentnost: Jasná dokumentace přiděluje konkrétní úkoly a odpovědnosti, takže je snadné určit, kdo je odpovědný za jednotlivé části procesu AML. Dokumentace procesů vytváří auditní stopu, kterou lze prověřit a ověřit, zda byly postupy správně dodrženy, což je zásadní při regulatorních kontrolách.
- Dodržování právních předpisů: Správná dokumentace prokazuje, že organizace dodržuje právní a regulační požadavky, což je rozhodující pro vyhnutí se pokutám a sankcím. Během auditu poskytuje komplexní dokumentace důkazy potřebné k prokázání toho, že organizace dodržuje předpisy a normy v oblasti praní peněz.
- Provozní efektivita: Zdokumentované postupy slouží jako cenný zdroj školení pro nové zaměstnance, čímž se zkracuje doba učení a zajišťuje se, že všichni jsou informováni o nejnovějších postupech v oblasti dodržování předpisů. Jasné postupy zkracují čas strávený zjišťováním správných kroků, což vede k efektivnějšímu provozu a rychlejší reakci na problémy v oblasti AML.
- Řízení rizik: Pravidelně kontrolovaná a aktualizovaná dokumentace pomáhá odhalit nedostatky nebo slabiny v programu AML a umožňuje včasnou nápravu. Řádná dokumentace a dodržování postupů snižují riziko nedodržování předpisů a možnost finanční kriminality v organizaci.
- Důkazy o dodržování předpisů pro audity: Komplexní dokumentace zjednodušuje přípravu na audity, protože všechny potřebné informace jsou snadno dostupné. Během auditů dobře zdokumentované postupy ukazují, že organizace bere své povinnosti týkající se dodržování předpisů vážně a má zavedené procesy k jejich plnění.
Potřeba schválení vrcholovým vedením nebo představenstvem
Získání souhlasu vrcholového vedení nebo správní rady s interními zásadami je jak požadavkem právních předpisů, tak osvědčeným postupem pro řízení organizace. Toto schválení zajišťuje soulad zásad se strategickými cíli organizace a ochotou podstupovat rizika. Důkazy o těchto prověrkách, které mají zásadní význam při auditech AML, ukazují, že nejvyšší úrovně organizace jsou zapojeny do úsilí o dodržování předpisů a jsou za ně odpovědné, což podporuje kulturu dodržování předpisů v celé instituci.
Podívejme se na to, proč je zásadní souhlas vrcholového vedení nebo správní rady:
- Soulad politiky s cíli: Schválení vrcholovým vedením zajišťuje, že politiky AML jsou v souladu s celkovými strategickými cíli organizace a ochotou podstupovat rizika. Toto sladění je nezbytné pro účinné provádění a prosazování těchto politik na všech úrovních organizace.
- Prokazování odpovědnosti a plnění očekávání: Schválení vrcholovým vedením nebo představenstvem prokazuje regulačním orgánům, že nejvyšší úrovně organizace jsou zapojeny do úsilí o dodržování předpisů a nesou za ně odpovědnost. Tento důkaz o dohledu je klíčový při regulatorních auditech a prověrkách.
- Zavedení kultury dodržování předpisů a zajištění komplexního dohledu: Zapojení vrcholového vedení do schvalovacího procesu pomáhá vytvořit v organizaci silnou kulturu dodržování předpisů. Tento přístup shora dolů zajišťuje, že všichni zaměstnanci chápou důležitost dodržování zásad a postupů pro boj proti praní peněz. Pravidelné přezkoumávání a schvalování zásad vrcholovým vedením zajišťuje, že všechny aspekty programu AML jsou důkladně kontrolovány a podle potřeby aktualizovány s ohledem na vznikající rizika a změny právních předpisů.
- Zefektivnění procesů a přidělování zdrojů: Schválení ze strany vyššího vedení může zefektivnit zavádění nových zásad a postupů tím, že poskytne jasné pokyny a podporu. Toto schválení na nejvyšší úrovni zajistí, že všechna oddělení budou sladěna a budou spolupracovat na dosažení společných cílů v oblasti dodržování předpisů.
- Jasná dokumentace schválení a lepší sledovatelnost: Udržování záznamů o schválení vyšším vedením nebo představenstvem, jako jsou zápisy ze schůzí nebo podepsané dokumenty, je nezbytné pro prokázání shody při auditech. Tyto záznamy poskytují jasný důkaz, že zásady byly přezkoumány a schváleny na nejvyšší úrovni. Dokumentace schvalovacího procesu zlepšuje sledovatelnost a usnadňuje sledování změn a aktualizací zásad v průběhu času.
Zajištění souhlasu vrcholového vedení nebo správní rady s politikami boje proti praní peněz je zásadní pro sladění těchto politik s cíli organizace, prokázání souladu s právními předpisy, posílení správy a řízení, zlepšení provozní efektivity a zajištění odpovědnosti a transparentnosti.
Zapojením nejvyšších úrovní organizace do schvalovacího procesu mohou firmy podpořit silnou kulturu dodržování předpisů a účinně řídit rizika praní peněz.
Strategie pro udržování aktuálních a vyhovujících interních dokumentů
Na začátku tohoto článku jsme upozornili na pět běžných problémů, s nimiž se firmy potýkají při správě a auditu zásad. Níže uvedené strategie mohou poskytnout plán, jak udržovat interní dokumenty aktuální a v souladu s předpisy, a pomoci firmám vyhnout se běžným nástrahám a zlepšit jejich celkové programy shody s předpisy.
- Zavedení centralizovaného systému dokumentace: Zavedení centralizovaného systému pro správu všech strategických dokumentů. Tím zajistíte, že všichni zaměstnanci budou mít přístup k nejaktuálnějším verzím a že změny budou systematicky sledovány.
- Pravidelné revize a aktualizace zásad: Naplánujte pravidelné revize všech zásad, abyste zajistili jejich aktuálnost a soulad s nejnovějšími předpisy. Přidělte konkrétní role a odpovědnosti za tyto revize, abyste zajistili odpovědnost.
- Zapojení vyššího managementu: Podporovat aktivní zapojení vrcholového vedení do procesu přezkoumávání a schvalování. Pravidelné aktualizace a instruktáže je mohou informovat a zapojit do úsilí o dodržování předpisů.
- Využijte podpory specializovaných poradenských společností pro dodržování předpisů: V AuthoriPay můžeme vaší firmě pomoci s aktualizací zásad a postupů.
- Školení a programy zvyšování povědomí: Provádějte pravidelná školení pro zaměstnance, abyste zajistili, že budou rozumět interním zásadám a budou je dodržovat. Programy zvyšování povědomí mohou pomoci posílit význam dodržování předpisů a správné dokumentace.
- Používání technologií: Využití technologických řešení pro správu dokumentů a sledování souladu s předpisy. Automatizované systémy mohou zefektivnit proces aktualizace a zajistit, aby byly všechny změny efektivně zdokumentovány a schváleny.
Závěr
Závěrem lze říci, že pro úspěch auditů AML je zásadní řádná dokumentace a důkazy o interních zásadách. Řešením běžných problémů, zavedením účinných strategií a zajištěním silné kontroly politik s důkladnými postupy přezkumu a schvalování mohou firmy posílit své programy compliance, zmírnit rizika a udržet soulad s předpisy a organizační integritu.
Služba auditu AML od společnosti Authoripay může účinně zkontrolovat, zda splňujete všechny regulační požadavky. Pokud zjistíte nedostatky, pomůžeme vám je odstranit. Náš tým odborníků může zajistit, aby vaše zásady byly důkladně zdokumentovány, zkontrolovány a odpovídaly nejnovějším předpisům.
Podle současných předpisů o praní špinavých peněz musí firmy poskytující finanční služby provádět pravidelné nezávislé audity svých kontrolních mechanismů proti praní špinavých peněz a každoroční audity svých ochranných postupů. Téměř všechny banky navíc vyžadují, aby majitelé účtů každoročně procházeli auditem svého rámce pro boj proti praní špinavých peněz.
Po zavedení směrnice 6MLD budou muset firmy dále zpřísnit své kontroly v oblasti praní peněz.
Ve společnosti AuthoriPay jsme podpořili řadu peněžních ústavů a platebních institucí při auditech AML a poskytli jsme jim odbornou a praktickou zpětnou vazbu.
Zjistěte více o službách auditu AML společnosti AuthoriPay ještě dnes.