Vidaus politikos dokumentavimo ir įrodymų svarba atliekant pinigų plovimo prevencijos auditą

Kovos su pinigų plovimu (AML) auditas yra labai svarbus siekiant užtikrinti, kad jūsų mokėjimo paslaugų ar pinigų plovimo įmonė išsaugotų licenciją ir bankų santykius. Labai svarbi šių auditų sudedamoji dalis yra tinkama vidaus politikos ir procedūrų dokumentacija ir įrodymai.

Nepaisant politikos dokumentų ir patvirtinimo svarbos, atlikdami kovos su pinigų plovimu auditą pastebėjome, kad daugelis įmonių susiduria su keliomis dažniausiai pasitaikančiomis problemomis:

1. Vidaus procedūrų dokumentavimo trūkumas: Kai kuriose organizacijose nėra išsamių vidaus procedūrų dokumentų, todėl atsiranda nenuoseklumų ir atitikties spragų.
2. Nepakankami peržiūrų ir patvirtinimų įrodymai: Be tinkamų įrodymų įmonės negali įrodyti, kad jų politika buvo peržiūrėta ir patvirtinta vyresniosios vadovybės ar valdybos, o tai yra labai svarbus audito reikalavimas.
3. Pasenę arba prieštaringi dokumentai: Politikai, kurie nėra reguliariai atnaujinami, gali pasenti arba prieštarauti dabartiniams teisės aktams, todėl gali kilti didelė atitikties rizika.
4. Prasta vidaus politikos kontrolė: Dėl neefektyvaus politikos dokumentų valdymo gali pasitaikyti klaidingai patalpintų ar nepatvirtintų politikos dokumentų, todėl gali būti sudėtinga užtikrinti atitiktį teisės aktų reikalavimams.
5. Sunkumai atnaujinant politiką: Daugeliui įmonių ši užduotis atrodo neįveikiama.

Šiame straipsnyje nagrinėjama vidaus procedūrų dokumentavimo svarba, būtinybė gauti vyresniosios vadovybės patvirtinimą, dažniausios problemos, su kuriomis susiduria įmonės, ir strategijos, kaip išsaugoti reikalavimus atitinkančius dokumentus.

Tinkamo vidaus procedūrų dokumentavimo svarba

Veiksmingas vidaus procedūrų dokumentavimas yra esminis patikimos AML atitikties programos elementas.

Šie dokumentai yra veiklos praktikos planas, užtikrinantis nuoseklumą, aiškumą ir atskaitomybę organizacijoje. Tinkamai dokumentuotos procedūros yra aiškios gairės darbuotojams, padedančios jiems suprasti savo vaidmenį užkertant kelią pinigų plovimo veiklai. Be to, kruopštus dokumentavimas gali apsaugoti organizacijas per priežiūros institucijų patikrinimus, nes įrodo, kad laikomasi teisinių reikalavimų ir pramonės standartų.

2024 m. kovo 5 d. FCA paskelbė neseniai atlikto vertinimo, kaip įmonės laikosi pinigų plovimo taisyklių, išvadas. FCA nustatė, kad:

• - Įmonių finansinių nusikaltimų kontrolės priemonės neatitiko verslo augimo tempų.
• - Daugelis įmonių tinkamai neįvertino savo ar klientų veiklos rizikos.
• - Įmonės patyrė nuostolių dėl nepakankamų išteklių ir nepakankamos finansinių nusikaltimų klausimų ir reikalavimų priežiūros.

Tinkamas vidaus procedūrų dokumentavimas yra būtinas dėl kelių priežasčių, kurios visos prisideda prie patikimos ir teisės aktų reikalavimus atitinkančios kovos su pinigų plovimu programos:

• Nuoseklumas ir aiškumas: Dokumentuotos procedūros užtikrina, kad visi darbuotojai atliktų tuos pačius veiksmus, sumažina kintamumą ir užtikrina nuoseklų požiūrį į reikalavimų laikymąsi. Gerai dokumentuotose procedūrose pateikiamos aiškios, išsamios instrukcijos, todėl darbuotojams lengviau suprasti savo funkcijas ir pareigas kovos su pinigų plovimu sistemoje.
• Įsišaknijusi kultūra: Reguliarios vidaus politikos ir joje numatytų procedūrų peržiūros ir vertinimai leidžia įmonėms nustatyti kontrolės priemonių nesilaikymo atvejus, nustatyti neveiksmingas kontrolės priemones ir užtikrinti, kad visos procedūros būtų atnaujintos ir veiksmingos. Tai leidžia įmonei puoselėti nuolatinės peržiūros, tobulinimo ir gerinimo kultūrą.
• Atskaitomybė ir skaidrumas: Aiškiais dokumentais priskiriamos konkrečios užduotys ir atsakomybė, todėl lengva nustatyti, kas atsakingas už kiekvieną pinigų plovimo prevencijos proceso dalį. Dokumentuojant procesus sukuriama audito seka, kurią galima peržiūrėti ir patikrinti, ar procedūrų buvo laikomasi teisingai, o tai labai svarbu atliekant reguliavimo institucijų patikrinimus.
• Atitiktis teisės aktams: Tinkama dokumentacija įrodo, kad organizacija laikosi teisinių ir reguliavimo reikalavimų, o tai labai svarbu siekiant išvengti baudų ir sankcijų. Atliekant auditą, išsamūs dokumentai yra įrodymai, reikalingi siekiant įrodyti, kad organizacija laikosi pinigų plovimo prevencijos taisyklių ir standartų.
• Veiklos efektyvumas: Dokumentuotos procedūros yra vertingas mokymo šaltinis naujiems darbuotojams, nes sumažina mokymosi kreivę ir užtikrina, kad visi būtų susipažinę su naujausia atitikties praktika. Aiškios procedūros sumažina laiką, sugaištamą norint išsiaiškinti, kokių veiksmų reikia imtis, todėl operacijos tampa efektyvesnės ir greičiau reaguojama į kovos su pinigų plovimu problemas.
• Rizikos valdymas: Reguliariai peržiūrimi ir atnaujinami dokumentai padeda nustatyti pinigų plovimo prevencijos programos spragas ar trūkumus, todėl juos galima laiku ištaisyti. Tinkamas dokumentų rengimas ir procedūrų laikymasis sumažina reikalavimų nesilaikymo ir galimų finansinių nusikaltimų organizacijoje riziką.
• Audito atitikties įrodymai: Išsamūs dokumentai palengvina pasirengimą auditui, nes visa reikalinga informacija yra lengvai prieinama. Auditų metu gerai dokumentuotos procedūros rodo, kad organizacija rimtai žiūri į savo atitikties įsipareigojimus ir yra nustačiusi procesus jiems vykdyti.

Būtinybė gauti vyresniosios vadovybės arba valdybos pritarimą

Aukštesniosios vadovybės arba valdybos pritarimas vidaus politikai yra ir teisės aktais nustatytas reikalavimas, ir geriausia organizacijos valdymo praktika. Šis patvirtinimas užtikrina, kad politika atitiktų organizacijos strateginius tikslus ir priimtiną riziką. Atliekant pinigų plovimo prevencijos auditą labai svarbu, kad šių peržiūrų įrodymai rodo, jog aukščiausi organizacijos vadovai yra įsitraukę į atitikties užtikrinimo pastangas ir už jas atsakingi, taip skatindami atitikties kultūrą visoje įstaigoje.

Panagrinėkime, kodėl vyresniosios vadovybės arba valdybos pritarimas yra labai svarbus:

• Politikos suderinimas su tikslais: Vyresniosios vadovybės pritarimas užtikrina, kad kovos su pinigų plovimu politika būtų suderinta su bendrais strateginiais organizacijos tikslais ir priimtina rizika. Šis suderinimas yra labai svarbus, kad ši politika būtų veiksmingai įgyvendinama ir vykdoma visais organizacijos lygmenimis.
• Atskaitomybės demonstravimas ir lūkesčių tenkinimas: Aukščiausiosios vadovybės arba valdybos patvirtinimas rodo reguliavimo institucijoms, kad aukščiausi organizacijos vadovai yra įsitraukę ir atsakingi už atitikties užtikrinimo pastangas. Šie priežiūros įrodymai yra labai svarbūs atliekant reguliavimo institucijų auditą ir patikrinimus.
• Atitikties kultūros kūrimas ir visapusiškos priežiūros užtikrinimas: Vyresniosios vadovybės dalyvavimas tvirtinimo procese padeda sukurti stiprią atitikties kultūrą organizacijoje. Šis iš viršaus į apačią nukreiptas požiūris užtikrina, kad visi darbuotojai suprastų, kaip svarbu laikytis kovos su pinigų plovimu politikos ir procedūrų. Vyresniajai vadovybei reguliariai peržiūrint ir tvirtinant politiką užtikrinama, kad visi kovos su pinigų plovimu programos aspektai būtų kruopščiai tikrinami ir prireikus atnaujinami atsižvelgiant į kylančią riziką ir reguliavimo pokyčius.
• Procesų supaprastinimas ir išteklių paskirstymas: Vyresniosios vadovybės pritarimas gali supaprastinti naujos politikos ir procedūrų įgyvendinimą, nes duoda aiškius nurodymus ir paramą. Šis aukščiausio lygio pritarimas užtikrina, kad visi skyriai būtų suderinti ir dirbtų kartu siekdami bendrų atitikties tikslų.
• Aiškūs patvirtinimo dokumentai ir geresnis atsekamumas: Aukščiausiosios vadovybės ar valdybos patvirtinimo dokumentų, pvz., posėdžių protokolų ar pasirašytų dokumentų, išsaugojimas yra labai svarbus norint įrodyti atitiktį audito metu. Šie įrašai aiškiai įrodo, kad politika buvo peržiūrėta ir patvirtinta aukščiausiu lygiu. Patvirtinimo proceso dokumentavimas pagerina atsekamumą, todėl laikui bėgant lengviau atsekti politikos pakeitimus ir atnaujinimus.

Aukščiausiosios vadovybės ar valdybos pritarimas pinigų plovimo prevencijos politikai yra labai svarbus siekiant suderinti šią politiką su organizacijos tikslais, įrodyti, kad ji atitinka teisės aktų reikalavimus, sustiprinti valdymą, pagerinti veiklos efektyvumą ir užtikrinti atskaitomybę bei skaidrumą.

Į patvirtinimo procesą įtraukdamos aukščiausius organizacijos lygmenis, įmonės gali puoselėti stiprią atitikties kultūrą ir veiksmingai valdyti pinigų plovimo prevencijos riziką.

Aktualių ir reikalavimus atitinkančių vidaus dokumentų palaikymo strategijos

Šio straipsnio pradžioje nurodėme penkias dažniausiai pasitaikančias problemas, su kuriomis įmonės susiduria vykdydamos politikos valdymą ir auditą. Toliau pateiktos strategijos gali tapti vidaus dokumentų aktualumo ir atitikties užtikrinimo gairėmis, padedančiomis įmonėms išvengti dažniausiai pasitaikančių spąstų ir pagerinti bendrąsias atitikties programas.

• Sukurti centralizuotą dokumentacijos sistemą: Įdiekite centralizuotą visų politikos dokumentų valdymo sistemą. Taip užtikrinama, kad visi darbuotojai galėtų susipažinti su naujausiomis versijomis ir kad pakeitimai būtų sistemingai stebimi.
• Reguliarios politikos peržiūros ir atnaujinimai: Planuokite reguliarias visų taisyklių peržiūras, kad užtikrintumėte jų aktualumą ir atitiktį naujausiems teisės aktams. Paskirkite konkrečius vaidmenis ir atsakomybę už šias peržiūras, kad užtikrintumėte atskaitomybę.
• Įtraukite vyresniąją vadovybę: Skatinkite aktyvų vyresniosios vadovybės dalyvavimą peržiūros ir tvirtinimo procese. Reguliariai informuodami ir informuodami juos apie naujienas, užtikrinkite, kad jie būtų informuoti ir įsitrauktų į atitikties užtikrinimo veiklą.
• Pasitelkite specializuotų atitikties konsultacinių įmonių pagalbą: "AuthoriPay" galime padėti jūsų įmonei atnaujinti politiką ir procedūras.
• Mokymo ir informavimo programos: Vykdykite reguliarius mokymus darbuotojams, kad užtikrintumėte, jog jie supranta vidaus politiką ir jos laikosi. Sąmoningumo didinimo programos gali padėti sustiprinti atitikties ir tinkamo dokumentavimo svarbą.
• Technologijų naudojimas: Pasinaudokite technologiniais sprendimais dokumentų valdymui ir atitikties stebėjimui. Automatizuotos sistemos gali supaprastinti atnaujinimo procesą ir užtikrinti, kad visi pakeitimai būtų dokumentuoti ir patvirtinti veiksmingai.

Išvada

Apibendrinant galima teigti, kad norint sėkmingai atlikti pinigų plovimo prevencijos auditą, labai svarbu tinkamai dokumentuoti ir įrodyti vidaus politiką. Spręsdamos dažniausiai pasitaikančias problemas, įgyvendindamos veiksmingas strategijas ir užtikrindamos stiprią politikos kontrolę, taikydamos išsamias peržiūros ir tvirtinimo procedūras, įmonės gali pagerinti savo atitikties programas, sumažinti riziką ir išlaikyti atitiktį teisės aktų reikalavimams bei organizacinį vientisumą.

"Authoripay" AML audito paslauga gali patikrinti, ar veiksmingai laikotės visų teisės aktų reikalavimų. Jei bus rasta spragų, padėsime jas pašalinti. Mūsų ekspertų komanda gali užtikrinti, kad jūsų politika būtų išsamiai dokumentuota, peržiūrėta ir atitiktų naujausius teisės aktus.

Pagal galiojančius Pinigų plovimo prevencijos nuostatus finansinių paslaugų įmonės privalo reguliariai atlikti nepriklausomus kovos su pinigų plovimu kontrolės auditus ir metinius apsaugos procedūrų auditus. Be to, beveik visi bankai reikalauja, kad jų sąskaitų turėtojai kasmet atliktų savo kovos su pinigų plovimu sistemos auditą.

Įgyvendinus 6MLD, įmonės turės dar labiau sugriežtinti kovos su pinigų plovimu kontrolę.

"AuthoriPay" padėjome daugeliui pinigų ir mokėjimo įstaigų atlikti AML auditą ir pateikėme ekspertų praktines pastabas.

Sužinokite daugiau apie "AuthoriPay" AML audito paslaugas šiandien.