Anti-Money Laundering (AML) audits zijn essentieel om ervoor te zorgen dat uw Payment Services of Emoney bedrijf zowel zijn licentie als zijn bankrelaties behoudt. Een cruciaal onderdeel van deze audits is de juiste documentatie en bewijs van intern beleid en procedures.
Ondanks het belang van beleidsdocumentatie en goedkeuring hebben we tijdens het uitvoeren van AML Audits veel bedrijven zien worstelen met een aantal veelvoorkomende problemen:
- Het niet documenteren van interne procedures: Sommige organisaties hebben geen uitgebreide documentatie van hun interne procedures, wat leidt tot inconsistenties en hiaten in de naleving.
- Onvoldoende bewijs van beoordelingen en goedkeuringen: Zonder goed bewijs kunnen bedrijven niet aantonen dat hun beleidsregels zijn beoordeeld en goedgekeurd door het senior management of de raad van bestuur, een essentiële vereiste tijdens audits.
- Verouderde of conflicterende documenten: Beleidsregels die niet regelmatig worden bijgewerkt, kunnen verouderd raken of in strijd zijn met de huidige regelgeving, wat aanzienlijke risico's voor naleving met zich meebrengt.
- Slechte interne beleidscontrole: Inefficiënt beheer van beleidsdocumenten kan leiden tot misplaatste of niet-goedgekeurde beleidsregels, waardoor het een uitdaging wordt om aan de regelgeving te blijven voldoen.
- Moeite om beleid up-to-date te houden: Snelle veranderingen in regelgeving vereisen voortdurende updates van beleidsregels, een taak die veel bedrijven als overweldigend ervaren.
In dit artikel wordt ingegaan op het belang van het documenteren van interne procedures, de noodzaak van goedkeuring door het senior management, veelvoorkomende problemen waarmee bedrijven te maken krijgen en strategieën voor het bijhouden van documenten die aan de regels voldoen.
Het belang van het goed documenteren van interne procedures
Effectieve documentatie van interne procedures is van fundamenteel belang voor een robuust AML-nalevingsprogramma.
Deze documenten dienen als blauwdruk voor operationele praktijken en zorgen voor consistentie, duidelijkheid en verantwoordelijkheid binnen een organisatie. Goed gedocumenteerde procedures bieden duidelijke richtlijnen voor werknemers, zodat ze begrijpen wat hun rol is bij het voorkomen van witwaspraktijken. Bovendien kan een grondige documentatie organisaties beschermen tijdens onderzoeken door regelgevende instanties door aan te tonen dat ze zich houden aan de wettelijke vereisten en industrienormen.
Op 5 maart 2024 publiceerde de FCA de bevindingen van een recente beoordeling van de manier waarop bedrijven voldoen aan de regelgeving voor het witwassen van geld. De FCA ontdekte dat:
- - Bedrijven hadden controles op financiële criminaliteit die geen gelijke tred hielden met de bedrijfsgroei.
- - Veel bedrijven hebben hun eigen activiteiten of die van hun klanten niet goed op risico's beoordeeld.
- - Bedrijven hadden te lijden onder onvoldoende middelen en toezicht op kwesties en vereisten met betrekking tot financiële criminaliteit.
Een goede documentatie van interne procedures is essentieel om verschillende redenen, die allemaal bijdragen aan een robuust AML-programma dat aan alle regels voldoet:
- Consistentie en duidelijkheid: Gedocumenteerde procedures zorgen ervoor dat alle werknemers dezelfde stappen volgen, waardoor de variabiliteit afneemt en een consistente aanpak van de naleving wordt gegarandeerd. Goed gedocumenteerde procedures bieden duidelijke, gedetailleerde instructies, waardoor het voor werknemers makkelijker wordt om hun rollen en verantwoordelijkheden in het AML-kader te begrijpen.
- Verankerde cultuur: Door het interne beleid en de daarin beschreven procedures regelmatig te controleren en te evalueren, kunnen bedrijven niet-naleving van controles opsporen, ineffectieve controles identificeren en ervoor zorgen dat alle procedures actueel en effectief blijven. Dit stelt bedrijven in staat om een cultuur van voortdurende controle, ontwikkeling en verbetering te bevorderen.
- Verantwoording en transparantie: Duidelijke documentatie wijst specifieke taken en verantwoordelijkheden toe, waardoor het eenvoudig is om vast te stellen wie verantwoordelijk is voor elk onderdeel van het AML-proces. Het documenteren van processen creëert een controlespoor dat kan worden bekeken om te verifiëren dat procedures correct zijn gevolgd, wat cruciaal is tijdens regelgevende onderzoeken.
- Naleving van regelgeving: Een goede documentatie toont aan dat een organisatie zich houdt aan de wettelijke en reglementaire vereisten, wat cruciaal is om boetes en sancties te vermijden. Tijdens een audit levert uitgebreide documentatie het bewijs dat nodig is om aan te tonen dat de organisatie voldoet aan de AML-regelgeving en -normen.
- Operationele efficiëntie: Gedocumenteerde procedures dienen als een waardevol trainingsmiddel voor nieuwe medewerkers, waardoor de leercurve wordt verkleind en iedereen op de hoogte is van de laatste compliancepraktijken. Duidelijke procedures verminderen de tijd die besteed wordt aan het uitzoeken van de juiste stappen, wat leidt tot efficiëntere activiteiten en snellere reactietijden bij AML-problemen.
- Risicobeheer: Regelmatig herziene en bijgewerkte documentatie helpt bij het identificeren van hiaten of zwakke punten in het AML-programma, zodat tijdige correcties mogelijk zijn. Goede documentatie en naleving van procedures verminderen het risico op niet-naleving en de kans op financiële misdrijven binnen de organisatie.
- Bewijs van naleving voor audits: Uitgebreide documentatie vereenvoudigt de voorbereiding op audits, omdat alle benodigde informatie direct beschikbaar is. Tijdens audits laten goed gedocumenteerde procedures zien dat de organisatie haar complianceverplichtingen serieus neemt en processen heeft ingesteld om eraan te voldoen.
De noodzaak van goedkeuring door het senior management of de raad van bestuur
Het verkrijgen van goedkeuring van het senior management of de raad van bestuur voor intern beleid is zowel een wettelijke vereiste als een best practice voor organisatorisch bestuur. Deze goedkeuring zorgt ervoor dat het beleid in lijn is met de strategische doelstellingen en risicobereidheid van de organisatie. Cruciaal tijdens AML-audits is dat bewijs van deze beoordelingen aantoont dat de hoogste niveaus van de organisatie betrokken zijn bij en verantwoordelijk zijn voor compliance-inspanningen, waardoor een cultuur van compliance in de hele instelling wordt bevorderd.
Laten we eens kijken waarom goedkeuring door het senior management of de raad van bestuur cruciaal is:
- Afstemming van beleid op doelstellingen: Goedkeuring door het senior management zorgt ervoor dat het AML-beleid is afgestemd op de algemene strategische doelstellingen en risicobereidheid van de organisatie. Deze afstemming is essentieel voor de effectieve implementatie en handhaving van dit beleid op alle niveaus van de organisatie.
- Verantwoordelijkheid tonen en aan verwachtingen voldoen: Goedkeuring door het senior management of de raad van bestuur laat toezichthouders zien dat de hoogste niveaus van de organisatie betrokken zijn bij en verantwoordelijk zijn voor de compliance-inspanningen. Dit bewijs van toezicht is cruciaal tijdens audits en onderzoeken door regelgevende instanties.
- Een nalevingscultuur vestigen en zorgen voor uitgebreid toezicht: De betrokkenheid van het senior management bij het goedkeuringsproces helpt bij het creëren van een sterke nalevingscultuur binnen de organisatie. Deze top-down benadering zorgt ervoor dat alle werknemers begrijpen hoe belangrijk het is om het AML-beleid en de AML-procedures na te leven. Regelmatige herziening en goedkeuring van het beleid door het senior management zorgen ervoor dat alle aspecten van het AML-programma grondig worden onderzocht en indien nodig worden bijgewerkt om nieuwe risico's en wijzigingen in de regelgeving aan te pakken.
- Processen stroomlijnen en middelen toewijzen: Goedkeuring door het senior management kan de implementatie van nieuwe beleidsregels en procedures stroomlijnen door duidelijke richtlijnen en ondersteuning te geven. Deze goedkeuring op topniveau zorgt ervoor dat alle afdelingen op één lijn zitten en samenwerken aan gemeenschappelijke nalevingsdoelen.
- Duidelijke documentatie van goedkeuring en verbeterde traceerbaarheid: Het bijhouden van documenten met de goedkeuring van het senior management of de raad van bestuur, zoals notulen van vergaderingen of ondertekende documenten, is essentieel voor het aantonen van naleving tijdens audits. Deze documenten leveren duidelijk bewijs dat het beleid op het hoogste niveau is beoordeeld en goedgekeurd. Het documenteren van het goedkeuringsproces verbetert de traceerbaarheid, waardoor het eenvoudiger wordt om wijzigingen en updates van beleidsregels in de loop der tijd bij te houden.
Het verkrijgen van goedkeuring van het senior management of de raad van bestuur voor het AML-beleid is van vitaal belang voor het afstemmen van dit beleid op de organisatiedoelen, het aantonen van naleving van de regelgeving, het verbeteren van het bestuur, het verbeteren van de operationele efficiëntie en het garanderen van verantwoording en transparantie.
Door de hoogste niveaus van de organisatie bij het goedkeuringsproces te betrekken, kunnen bedrijven een sterke nalevingscultuur bevorderen en AML-risico's effectief beheren.
Strategieën voor het up-to-date houden en naleven van interne documenten
Aan het begin van dit artikel hebben we vijf veelvoorkomende problemen belicht waarmee bedrijven te maken krijgen bij beleidsbeheer en audits. De onderstaande strategieën kunnen een routekaart zijn om interne documenten actueel en compliant te houden, zodat bedrijven veelvoorkomende valkuilen kunnen vermijden en hun algemene complianceprogramma's kunnen verbeteren.
- Een gecentraliseerd documentatiesysteem opzetten: Implementeer een gecentraliseerd systeem voor het beheer van alle beleidsdocumenten. Dit zorgt ervoor dat alle medewerkers toegang hebben tot de meest actuele versies en dat wijzigingen systematisch worden bijgehouden.
- Regelmatige beleidsbeoordelingen en -updates: Plan regelmatige herzieningen van alle beleidsregels om ervoor te zorgen dat ze actueel blijven en voldoen aan de meest recente voorschriften. Wijs specifieke rollen en verantwoordelijkheden toe voor deze evaluaties om ervoor te zorgen dat er verantwoording wordt afgelegd.
- Betrek het senior management: Stimuleer actieve betrokkenheid van het senior management bij het beoordelings- en goedkeuringsproces. Regelmatige updates en briefings kunnen hen op de hoogte houden van en betrekken bij de compliance-inspanningen.
- Schakel ondersteuning in van gespecialiseerde adviesbureaus op het gebied van compliance: Bij AuthoriPay kunnen we uw bedrijf helpen om uw beleid en procedures up-to-date te houden.
- Training en bewustwordingsprogramma's: Houd regelmatig trainingssessies voor werknemers om ervoor te zorgen dat ze het interne beleid begrijpen en naleven. Bewustwordingsprogramma's kunnen helpen om het belang van naleving en de juiste documentatie te versterken.
- Gebruik van technologie: Maak gebruik van technologische oplossingen voor documentbeheer en het bijhouden van naleving. Geautomatiseerde systemen kunnen het updateproces stroomlijnen en ervoor zorgen dat alle wijzigingen efficiënt worden gedocumenteerd en goedgekeurd.
Conclusie
Tot slot zijn goede documentatie en bewijs van intern beleid essentieel voor het succes van AML-audits. Door veelvoorkomende problemen aan te pakken, effectieve strategieën te implementeren en te zorgen voor een sterke beleidscontrole met grondige beoordelings- en goedkeuringsprocedures, kunnen bedrijven hun nalevingsprogramma's verbeteren, risico's beperken en de naleving van regelgeving en organisatorische integriteit behouden.
De AML audit service van Authoripay kan controleren of u op efficiënte wijze aan alle wettelijke vereisten voldoet. Als er lacunes worden gevonden, kunnen wij u helpen deze aan te pakken. Ons deskundige team kan ervoor zorgen dat uw beleid grondig gedocumenteerd en herzien is en voldoet aan de meest recente regelgeving.
Onder de huidige regelgeving voor het witwassen van geld moeten financiële dienstverleners regelmatig onafhankelijke audits uitvoeren op hun AML-controles en jaarlijkse audits op hun beveiligingsprocedures. Daarnaast eisen bijna alle banken van hun rekeninghouders een jaarlijkse audit van hun AML-raamwerk.
Met de implementatie van 6MLD zullen bedrijven hun AML-controles verder moeten aanscherpen.
Bij AuthoriPay hebben we talloze geld- en betaalinstellingen ondersteund met AML-audits en voorzien van deskundige, praktische feedback.
Ontdek vandaag nog meer over de AML audit diensten van AuthoriPay.