Znaczenie dokumentowania i potwierdzania zasad wewnętrznych w audytach AML

Audyty w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML) mają zasadnicze znaczenie dla zapewnienia, że firma świadcząca usługi płatnicze lub Emoney zachowa zarówno licencję, jak i relacje bankowe. Kluczowym elementem tych audytów jest odpowiednia dokumentacja i dowody dotyczące wewnętrznych polityk i procedur.

Pomimo znaczenia dokumentacji i zatwierdzania polityki, podczas przeprowadzania audytów AML zaobserwowaliśmy, że wiele firm boryka się z kilkoma typowymi problemami:

1. Brak udokumentowania procedur wewnętrznych: Niektórym organizacjom brakuje kompleksowej dokumentacji procedur wewnętrznych, co prowadzi do niespójności i luk w zakresie zgodności.
2. Niewystarczające dowody przeglądów i zatwierdzeń: Bez odpowiednich dowodów firmy nie mogą udowodnić, że ich polityki zostały zweryfikowane i zatwierdzone przez kierownictwo wyższego szczebla lub zarząd, co jest krytycznym wymogiem podczas audytów.
3. Nieaktualne lub sprzeczne dokumenty: Zasady, które nie są regularnie aktualizowane, mogą stać się nieaktualne lub sprzeczne z obowiązującymi przepisami, stwarzając poważne ryzyko w zakresie zgodności.
4. Słaba kontrola polityki wewnętrznej: Nieefektywne zarządzanie dokumentami polityk może prowadzić do ich zagubienia lub niezatwierdzenia, co utrudnia utrzymanie zgodności z przepisami.
5. Trudności w aktualizowaniu polityk: Szybkie zmiany w przepisach wymagają ciągłych aktualizacji polityk, co dla wielu firm jest zadaniem przytłaczającym.

W niniejszym artykule omówiono znaczenie dokumentowania procedur wewnętrznych, potrzebę zatwierdzania ich przez kierownictwo wyższego szczebla, typowe problemy, z jakimi borykają się firmy, a także strategie utrzymywania dokumentów zgodnych z przepisami.

Znaczenie właściwego dokumentowania procedur wewnętrznych

Skuteczna dokumentacja procedur wewnętrznych ma fundamentalne znaczenie dla solidnego programu zgodności z przepisami AML.

Dokumenty te służą jako plan praktyk operacyjnych, zapewniając spójność, jasność i odpowiedzialność w organizacji. Odpowiednio udokumentowane procedury zapewniają jasne wytyczne dla pracowników, pomagając im zrozumieć ich rolę w zapobieganiu praniu pieniędzy. Co więcej, dokładna dokumentacja może chronić organizacje podczas kontroli regulacyjnych, wykazując zgodność z wymogami prawnymi i standardami branżowymi.

W dniu 5 marca 2024 r. FCA opublikowała wyniki niedawnej oceny zgodności firm z przepisami dotyczącymi prania pieniędzy. FCA stwierdziła, że:

• - Firmy kontrolowały przestępstwa finansowe, ale nie nadążały za rozwojem działalności.
• - Wiele firm nie dokonało właściwej oceny ryzyka swoich działań lub działań swoich klientów.
• - Firmy cierpiały z powodu niewystarczających zasobów i nadzoru nad kwestiami i wymogami związanymi z przestępstwami finansowymi.

Właściwa dokumentacja procedur wewnętrznych jest niezbędna z kilku powodów, z których wszystkie przyczyniają się do solidnego i zgodnego z przepisami programu AML:

• Spójność i przejrzystość: Udokumentowane procedury zapewniają, że wszyscy pracownicy postępują zgodnie z tymi samymi krokami, zmniejszając zmienność i zapewniając spójne podejście do zgodności. Dobrze udokumentowane procedury zapewniają jasne, szczegółowe instrukcje, ułatwiając pracownikom zrozumienie ich ról i obowiązków w ramach AML.
• Wbudowana kultura: Przeprowadzanie regularnych przeglądów i ocen polityk wewnętrznych oraz procedur w nich określonych pozwala firmom wykrywać niezgodności z kontrolami, identyfikować nieskuteczne kontrole i zapewnia, że wszystkie procedury pozostają aktualne i skuteczne. Pozwala to firmie wspierać kulturę ciągłego przeglądu, rozwoju i doskonalenia.
• Odpowiedzialność i przejrzystość: Przejrzysta dokumentacja przypisuje konkretne zadania i obowiązki, ułatwiając identyfikację osób odpowiedzialnych za każdą część procesu AML. Dokumentowanie procesów tworzy ścieżkę audytu, którą można zweryfikować w celu sprawdzenia, czy procedury były przestrzegane prawidłowo, co ma kluczowe znaczenie podczas kontroli regulacyjnych.
• Zgodność z przepisami: Właściwa dokumentacja pokazuje, że organizacja przestrzega wymogów prawnych i regulacyjnych, co ma kluczowe znaczenie dla uniknięcia grzywien i sankcji. Podczas audytu kompleksowa dokumentacja dostarcza dowodów potrzebnych do udowodnienia, że organizacja jest zgodna z przepisami i standardami AML.
• Wydajność operacyjna: Udokumentowane procedury służą jako cenne źródło szkoleń dla nowych pracowników, zmniejszając krzywą uczenia się i zapewniając, że wszyscy są na bieżąco z najnowszymi praktykami zgodności. Przejrzyste procedury skracają czas poświęcany na zastanawianie się nad prawidłowymi krokami, co prowadzi do bardziej wydajnych operacji i szybszego reagowania na kwestie związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy.
• Zarządzanie ryzykiem: Regularnie przeglądana i aktualizowana dokumentacja pomaga identyfikować luki lub słabości w programie AML, umożliwiając terminowe wprowadzanie poprawek. Właściwa dokumentacja i przestrzeganie procedur zmniejszają ryzyko nieprzestrzegania przepisów i potencjalnych przestępstw finansowych w organizacji.
• Dowody zgodności na potrzeby audytów: Kompleksowa dokumentacja upraszcza przygotowanie do audytów, ponieważ wszystkie niezbędne informacje są łatwo dostępne. Podczas audytów dobrze udokumentowane procedury pokazują, że organizacja poważnie traktuje swoje zobowiązania w zakresie zgodności i ustanowiła procesy w celu ich spełnienia.

Potrzeba zatwierdzenia przez kierownictwo wyższego szczebla lub zarząd

Uzyskanie zgody kierownictwa wyższego szczebla lub zarządu na polityki wewnętrzne jest zarówno wymogiem regulacyjnym, jak i najlepszą praktyką w zakresie ładu organizacyjnego. Zatwierdzenie to zapewnia zgodność polityk z celami strategicznymi organizacji i apetytem na ryzyko. Niezwykle ważne podczas audytów AML, dowody tych przeglądów pokazują, że najwyższe szczeble organizacji są zaangażowane i odpowiedzialne za wysiłki w zakresie zgodności, wspierając kulturę zgodności w całej instytucji.

Przyjrzyjmy się, dlaczego zgoda kierownictwa wyższego szczebla lub zarządu jest kluczowa:

• Dostosowanie polityki do celów: Zatwierdzenie przez kierownictwo wyższego szczebla zapewnia, że polityki AML są dostosowane do ogólnych celów strategicznych organizacji i apetytu na ryzyko. Takie dostosowanie jest niezbędne do skutecznego wdrożenia i egzekwowania tych zasad na wszystkich poziomach organizacji.
• Wykazanie odpowiedzialności i spełnienie oczekiwań: Zatwierdzenie przez kierownictwo wyższego szczebla lub zarząd pokazuje organom regulacyjnym, że najwyższe szczeble organizacji są zaangażowane i odpowiedzialne za działania w zakresie zgodności. Ten dowód nadzoru ma kluczowe znaczenie podczas audytów i badań regulacyjnych.
• Ustanowienie kultury zgodności i zapewnienie kompleksowego nadzoru: Zaangażowanie kierownictwa wyższego szczebla w proces zatwierdzania pomaga ustanowić silną kulturę zgodności w organizacji. Takie odgórne podejście zapewnia, że wszyscy pracownicy rozumieją znaczenie przestrzegania zasad i procedur AML. Regularne przeglądy i zatwierdzanie polityk przez kierownictwo wyższego szczebla zapewniają, że wszystkie aspekty programu AML są dokładnie badane i aktualizowane w razie potrzeby w celu uwzględnienia pojawiających się zagrożeń i zmian regulacyjnych.
• Usprawnienie procesów i alokacja zasobów: Zatwierdzenie przez kierownictwo wyższego szczebla może usprawnić wdrażanie nowych zasad i procedur poprzez zapewnienie jasnych wytycznych i wsparcia. Zatwierdzenie na najwyższym szczeblu zapewnia, że wszystkie działy są zgodne i współpracują ze sobą w celu osiągnięcia wspólnych celów w zakresie zgodności.
• Jasna dokumentacja zatwierdzenia i lepsza identyfikowalność: Prowadzenie rejestrów zatwierdzeń przez kierownictwo wyższego szczebla lub zarząd, takich jak protokoły ze spotkań lub podpisane dokumenty, ma zasadnicze znaczenie dla wykazania zgodności podczas audytów. Zapisy te stanowią wyraźny dowód na to, że polityki zostały przejrzane i zatwierdzone na najwyższym szczeblu. Dokumentowanie procesu zatwierdzania zwiększa identyfikowalność, ułatwiając śledzenie zmian i aktualizacji polityk w czasie.

Zapewnienie zatwierdzenia polityki AML przez kierownictwo wyższego szczebla lub zarząd ma kluczowe znaczenie dla dostosowania tej polityki do celów organizacyjnych, wykazania zgodności z przepisami, usprawnienia zarządzania, poprawy wydajności operacyjnej oraz zapewnienia odpowiedzialności i przejrzystości.

Angażując najwyższe szczeble organizacji w proces zatwierdzania, firmy mogą wspierać silną kulturę zgodności i skutecznie zarządzać ryzykiem AML.

Strategie utrzymywania aktualnych i zgodnych z przepisami dokumentów wewnętrznych

Na początku tego artykułu zwróciliśmy uwagę na pięć typowych problemów, z jakimi borykają się firmy w związku z zarządzaniem polityką i audytami. Poniższe strategie mogą stanowić mapę drogową dla utrzymania aktualności i zgodności dokumentów wewnętrznych, pomagając firmom uniknąć typowych pułapek i ulepszyć ich ogólne programy zgodności.

• Ustanowienie scentralizowanego systemu dokumentacji: Wdrożenie scentralizowanego systemu zarządzania wszystkimi dokumentami dotyczącymi polityki. Zapewni to wszystkim pracownikom dostęp do najbardziej aktualnych wersji i systematyczne śledzenie zmian.
• Regularne przeglądy i aktualizacje zasad: Zaplanuj regularne przeglądy wszystkich polityk, aby zapewnić ich aktualność i zgodność z najnowszymi przepisami. Przydziel konkretne role i obowiązki dla tych przeglądów, aby zapewnić odpowiedzialność.
• Zaangażowanie kierownictwa wyższego szczebla: Wspieranie aktywnego zaangażowania kierownictwa wyższego szczebla w proces przeglądu i zatwierdzania. Regularne aktualizacje i briefingi mogą informować ich i angażować w wysiłki na rzecz zgodności.
• Wsparcie ze strony specjalistycznych firm konsultingowych ds. zgodności: W AuthoriPay możemy pomóc Twojej firmie w aktualizowaniu zasad i procedur.
• Programy szkoleniowe i uświadamiające: Przeprowadzaj regularne sesje szkoleniowe dla pracowników, aby upewnić się, że rozumieją i przestrzegają wewnętrznych zasad. Programy uświadamiające mogą pomóc wzmocnić znaczenie zgodności i właściwej dokumentacji.
• Wykorzystanie technologii: Wykorzystanie rozwiązań technologicznych do zarządzania dokumentami i śledzenia zgodności. Zautomatyzowane systemy mogą usprawnić proces aktualizacji i zapewnić, że wszystkie zmiany są skutecznie dokumentowane i zatwierdzane.

Wnioski

Podsumowując, właściwa dokumentacja i dowody dotyczące polityk wewnętrznych mają zasadnicze znaczenie dla powodzenia audytów AML. Zajmując się typowymi kwestiami, wdrażając skuteczne strategie i zapewniając silną kontrolę polityki z dokładnymi procedurami przeglądu i zatwierdzania, firmy mogą ulepszyć swoje programy zgodności, złagodzić ryzyko oraz zachować zgodność z przepisami i integralność organizacyjną.

Usługa audytu AML świadczona przez Authoripay może sprawdzić, czy skutecznie spełniasz wszystkie wymogi regulacyjne. W przypadku wykrycia luk możemy pomóc w ich usunięciu. Nasz zespół ekspertów może zapewnić, że Twoje zasady są dokładnie udokumentowane, zweryfikowane i zgodne z najnowszymi przepisami.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi prania pieniędzy, firmy świadczące usługi finansowe muszą przeprowadzać regularne niezależne audyty swoich kontroli AML i coroczne audyty swoich procedur ochronnych. Ponadto prawie wszystkie banki wymagają od swoich posiadaczy kont corocznego audytu swoich ram AML.

Wraz z wdrożeniem dyrektywy 6MLD firmy będą musiały jeszcze bardziej zaostrzyć kontrole AML.

W AuthoriPay wspieraliśmy wiele instytucji pieniężnych i płatniczych w audytach AML i zapewnialiśmy fachowe, praktyczne informacje zwrotne.

Dowiedz się więcej o usługach audytu AML świadczonych przez AuthoriPay już dziś.