Kara Para Aklamayı Önleme (AML) denetimleri, Ödeme Hizmetleri veya Emoney firmanızın hem lisansını hem de bankacılık ilişkilerini korumasını sağlamak için çok önemlidir. Bu denetimlerin kritik bir bileşeni, iç politika ve prosedürlerin uygun şekilde belgelendirilmesi ve kanıtlanmasıdır.
Politika dokümantasyonu ve onayının önemine rağmen, AML Denetimlerini yürütürken birçok firmanın birkaç ortak sorunla mücadele ettiğini gördük:
- İç Prosedürlerin Belgelendirilmemesi: Bazı kuruluşlar iç prosedürlerini kapsamlı bir şekilde belgelendirmemekte, bu da tutarsızlıklara ve uyum konusunda boşluklara yol açmaktadır.
- İnceleme ve Onaylara İlişkin Yetersiz Kanıtlar: Uygun kanıtlar olmadan, firmalar politikalarının üst yönetim veya yönetim kurulu tarafından gözden geçirildiğini ve onaylandığını kanıtlayamazlar, bu da denetimler sırasında kritik bir gerekliliktir.
- Güncelliğini Yitirmiş veya Çelişkili Belgeler: Düzenli olarak güncellenmeyen politikalar eski hale gelebilir veya mevcut düzenlemelerle çelişebilir ve önemli uyum riskleri oluşturabilir.
- Zayıf İç Politika Kontrolü: Politika belgelerinin verimsiz yönetimi, yanlış yerleştirilmiş veya onaylanmamış politikalara yol açarak mevzuata uygunluğun sürdürülmesini zorlaştırabilir.
- Politikaları Güncel Tutmanın Zorluğu: Düzenlemelerdeki hızlı değişiklikler, politikaların sürekli olarak güncellenmesini gerektirir ve bu da birçok firmanın altından kalkamayacağı bir görevdir.
Bu makalede şirket içi prosedürlerin belgelendirilmesinin önemi, üst yönetim onayına duyulan ihtiyaç, firmaların karşılaştığı yaygın sorunlar ve uyumlu belgelerin muhafaza edilmesine yönelik stratejiler ele alınmaktadır.
İç Prosedürlerin Uygun Şekilde Belgelendirilmesinin Önemi
Dahili prosedürlerin etkili bir şekilde belgelendirilmesi, sağlam bir AML uyum programı için esastır.
Bu belgeler operasyonel uygulamalar için bir plan görevi görerek bir kurum içinde tutarlılık, netlik ve hesap verebilirlik sağlar. Uygun şekilde belgelendirilmiş prosedürler çalışanlara açık bir rehberlik sağlayarak kara para aklama faaliyetlerinin önlenmesindeki rollerini anlamalarına yardımcı olur. Ayrıca, kapsamlı dokümantasyon, yasal gerekliliklere ve endüstri standartlarına bağlılığı göstererek düzenleyici incelemeler sırasında kuruluşları koruyabilir.
5 Mart 2024 tarihinde FCA, firmaların kara para aklama düzenlemelerine nasıl uyduklarına ilişkin yakın zamanda yapılan bir değerlendirmenin bulgularını yayınladı. FCA şunu tespit etmiştir:
- - Firmalar, iş büyümesine ayak uyduramayan mali suç kontrollerine sahipti.
- - Birçok firma, kendilerinin veya müşterilerinin faaliyetlerini uygun şekilde risk değerlendirmesine tabi tutmamıştır.
- - Firmalar, mali suç konuları ve gereklilikleri konusunda yetersiz kaynak ve gözetimden muzdaripti.
Dahili prosedürlerin uygun şekilde belgelendirilmesi, hepsi de sağlam ve uyumlu bir AML programına katkıda bulunan çeşitli nedenlerden dolayı gereklidir:
- Tutarlılık ve Netlik: Belgelendirilmiş prosedürler tüm çalışanların aynı adımları izlemesini sağlayarak değişkenliği azaltır ve uyumluluk konusunda tutarlı bir yaklaşım sağlar. İyi belgelenmiş prosedürler açık ve ayrıntılı talimatlar sağlayarak çalışanların AML çerçevesindeki rol ve sorumluluklarını anlamalarını kolaylaştırır.
- Yerleşik Kültür: İç politikaların ve bu politikalarda belirtilen prosedürlerin düzenli olarak gözden geçirilmesi ve değerlendirilmesi, firmaların kontrollere uyumsuzluğu tespit etmesine, etkin olmayan kontrolleri belirlemesine ve tüm prosedürlerin güncel ve etkili kalmasını sağlamasına olanak tanır. Bu, firmanın sürekli gözden geçirme, geliştirme ve iyileştirme kültürünü teşvik etmesini sağlar.
- Hesap Verebilirlik ve Şeffaflık: Açık dokümantasyon, belirli görev ve sorumluluklar atayarak AML sürecinin her bir bölümünden kimin sorumlu olduğunu belirlemeyi kolaylaştırır. Süreçlerin belgelendirilmesi, prosedürlerin doğru şekilde takip edildiğini doğrulamak için gözden geçirilebilecek bir denetim izi oluşturur; bu da düzenleyici incelemeler sırasında çok önemlidir.
- Mevzuata Uygunluk: Doğru dokümantasyon, bir kuruluşun yasal ve düzenleyici gerekliliklere uyduğunu gösterir; bu da para cezalarından ve yaptırımlardan kaçınmak için kritik öneme sahiptir. Bir denetim sırasında kapsamlı dokümantasyon, kuruluşun AML düzenlemeleri ve standartlarıyla uyumlu olduğunu kanıtlamak için gereken delilleri sağlar.
- Operasyonel Verimlilik: Belgelendirilmiş prosedürler, yeni çalışanlar için değerli bir eğitim kaynağı görevi görerek öğrenme eğrisini azaltır ve herkesin en son uyumluluk uygulamaları konusunda güncel olmasını sağlar. Net prosedürler, atılacak doğru adımları bulmak için harcanan zamanı azaltarak daha verimli operasyonlara ve AML sorunlarına daha hızlı yanıt sürelerine yol açar.
- Risk Yönetimi: Düzenli olarak gözden geçirilen ve güncellenen dokümantasyon, AML programındaki boşlukların veya zayıflıkların belirlenmesine yardımcı olarak zamanında düzeltmelere olanak tanır. Uygun dokümantasyon ve prosedürlere bağlılık, uyumsuzluk riskini ve kuruluş içindeki mali suç potansiyelini azaltır.
- Denetimler için Uygunluk Kanıtı: Kapsamlı dokümantasyon, gerekli tüm bilgiler hazır olduğu için denetimlere hazırlığı kolaylaştırır. Denetimler sırasında, iyi belgelendirilmiş prosedürler, kuruluşun uyum yükümlülüklerini ciddiye aldığını ve bunları yerine getirmek için süreçler oluşturduğunu gösterir.
Üst Yönetim veya Yönetim Kurulu Onayı İhtiyacı
İç politikalar için üst yönetim veya yönetim kurulu onayı almak hem düzenleyici bir gereklilik hem de kurumsal yönetişim için en iyi uygulamadır. Bu onay, politikaların kuruluşun stratejik hedefleri ve risk iştahı ile uyumlu olmasını sağlar. AML denetimleri sırasında önemli olan bu incelemelerin kanıtı, kurumun en üst düzeylerinin uyum çabalarına katıldığını ve bunlardan sorumlu olduğunu gösterir ve kurum genelinde bir uyum kültürünü teşvik eder.
Üst yönetim veya yönetim kurulu onayının neden çok önemli olduğuna bakalım:
- Politikanın Hedeflerle Uyumu: Üst yönetim onayı, AML politikalarının kuruluşun genel stratejik hedefleri ve risk iştahı ile uyumlu olmasını sağlar. Bu uyum, bu politikaların kuruluşun tüm seviyelerinde etkili bir şekilde uygulanması ve yürütülmesi için gereklidir.
- Hesap Verebilirliğin Gösterilmesi ve Beklentilerin Karşılanması: Üst yönetimin veya yönetim kurulunun onayı düzenleyicilere kuruluşun en üst kademelerinin uyum çabalarına dahil olduğunu ve bu çabalardan sorumlu olduğunu gösterir. Bu gözetim kanıtı, düzenleyici denetimler ve incelemeler sırasında çok önemlidir.
- Bir Uyum Kültürünün Oluşturulması ve Kapsamlı Gözetimin Sağlanması: Üst yönetimin onay sürecine katılımı, kurum içinde güçlü bir uyum kültürünün oluşturulmasına yardımcı olur. Bu yukarıdan aşağıya yaklaşım, tüm çalışanların AML politika ve prosedürlerine uymanın önemini anlamasını sağlar. Politikaların üst yönetim tarafından düzenli olarak gözden geçirilmesi ve onaylanması, AML programının tüm yönlerinin kapsamlı bir şekilde incelenmesini ve ortaya çıkan riskleri ve mevzuat değişikliklerini ele almak için gerektiğinde güncellenmesini sağlar.
- Süreçleri Kolaylaştırmak ve Kaynakları Tahsis Etmek: Üst yönetim onayı, net direktifler ve destek sağlayarak yeni politika ve prosedürlerin uygulanmasını kolaylaştırabilir. Bu üst düzey onay, tüm departmanların uyumlu olmasını ve ortak uyum hedefleri doğrultusunda birlikte çalışmasını sağlar.
- Onayın Açıkça Belgelendirilmesi ve Gelişmiş İzlenebilirlik: Toplantı tutanakları veya imzalı belgeler gibi üst yönetim veya yönetim kurulu onayı kayıtlarının tutulması, denetimler sırasında uygunluğun gösterilmesi için çok önemlidir. Bu kayıtlar, politikaların en üst düzeyde gözden geçirildiğine ve onaylandığına dair net kanıtlar sağlar. Onay sürecinin belgelenmesi izlenebilirliği artırarak zaman içinde politikalarda yapılan değişiklik ve güncellemelerin takibini kolaylaştırır.
AML politikaları için üst yönetimin veya yönetim kurulunun onayını almak, bu politikaları kurumsal hedeflerle uyumlu hale getirmek, mevzuata uygunluğu göstermek, yönetişimi geliştirmek, operasyonel verimliliği artırmak ve hesap verebilirlik ve şeffaflığı sağlamak için hayati önem taşır.
Onay sürecine kurumun en üst düzeylerini dahil ederek, firmalar güçlü bir uyum kültürünü teşvik edebilir ve AML risklerini etkili bir şekilde yönetebilirler.
Güncel ve Uyumlu İç Belgeleri Koruma Stratejileri
Bu makalenin başında, firmaların politika yönetimi ve denetimlerinde karşılaştıkları beş yaygın sorunu vurgulamıştık. Aşağıdaki stratejiler, dahili belgeleri güncel ve uyumlu tutmak için bir yol haritası sağlayabilir, firmaların yaygın tuzaklardan kaçınmalarına ve genel uyum programlarını geliştirmelerine yardımcı olabilir.
- Merkezi Bir Dokümantasyon Sistemi Oluşturun: Tüm politika belgelerini yönetmek için merkezi bir sistem uygulayın. Bu, tüm çalışanların en güncel versiyonlara erişimini ve değişikliklerin sistematik olarak takip edilmesini sağlar.
- Düzenli Politika İncelemeleri ve Güncellemeleri: Güncel kalmalarını ve en son yönetmeliklerle uyumlu olmalarını sağlamak için tüm politikaların düzenli olarak gözden geçirilmesini planlayın. Hesap verebilirliği sağlamak için bu gözden geçirmeler için belirli roller ve sorumluluklar atayın.
- Üst Yönetimin Katılımını Sağlayın: Üst yönetimin inceleme ve onay sürecine aktif katılımını teşvik edin. Düzenli güncellemeler ve brifingler onları bilgilendirebilir ve uyum çabalarına dahil edebilir.
- Uzman Uyum Danışmanlarından Destek Alın: AuthoriPay olarak, politika ve prosedürlerinizi güncel tutma konusunda firmanıza yardımcı olabiliriz.
- Eğitim ve Farkındalık Programları: Çalışanların şirket içi politikaları anlamalarını ve bunlara uymalarını sağlamak için düzenli eğitim oturumları düzenleyin. Farkındalık programları, uyumluluğun ve uygun dokümantasyonun önemini pekiştirmeye yardımcı olabilir.
- Teknoloji Kullanımı: Belge yönetimi ve uygunluk takibi için teknoloji çözümlerinden yararlanın. Otomatik sistemler güncelleme sürecini kolaylaştırabilir ve tüm değişikliklerin verimli bir şekilde belgelenmesini ve onaylanmasını sağlayabilir.
Sonuç
Sonuç olarak, AML denetimlerinin başarısı için iç politikaların uygun şekilde belgelendirilmesi ve kanıtlanması esastır. Yaygın sorunları ele alarak, etkili stratejiler uygulayarak ve kapsamlı inceleme ve onay prosedürleriyle güçlü politika kontrolü sağlayarak firmalar uyum programlarını geliştirebilir, riskleri azaltabilir ve mevzuata uygunluğu ve kurumsal bütünlüğü koruyabilir.
Authoripay'in AML denetim hizmeti, tüm yasal gereklilikleri verimli bir şekilde karşılayıp karşılamadığınızı kontrol edebilir. Eksiklikler bulunursa bunları gidermenize yardımcı olabiliriz. Uzman ekibimiz, politikalarınızın kapsamlı bir şekilde belgelenmesini, gözden geçirilmesini ve en son düzenlemelerle uyumlu olmasını sağlayabilir.
Yürürlükteki Kara Para Aklama Yönetmeliği uyarınca, Finansal Hizmet Firmaları, AML kontrolleri üzerinde düzenli bağımsız denetimler ve koruma prosedürleri üzerinde yıllık denetimler yapmak zorundadır. Ayrıca, neredeyse tüm bankalar, hesap sahiplerinin AML çerçevelerinin yıllık denetimini yaptırmalarını şart koşmaktadır.
6MLD'nin uygulanmasıyla birlikte, firmaların AML kontrollerini daha da sıkılaştırmaları gerekecektir.
AuthoriPay olarak, çok sayıda Emoney ve Ödeme Kuruluşunu AML denetimlerinde destekledik ve uzman, pratik geri bildirimler sağladık.
AuthoriPay'in AML denetim hizmetleri hakkında daha fazlasını bugün keşfedin.